Phần mềm của FPT IS được thử nghiệm diện rộng tại Bộ Nội vụ

Số hóa quy trình quản lý, điều hành công việc

Ngày 18/9, Bộ Nội vụ phối hợp với Tập đoàn FPT tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn sử dụng Phần mềm quản lý, điều hành, giao nhiệm vụ và tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ Nội vụ. Chương trình có sự tham gia của 653 công chức, viên chức thuộc 21 đơn vị trong toàn hệ thống Bộ, nhằm chuẩn bị cho giai đoạn đưa phần mềm vào thử nghiệm trực tiếp trong hoạt động chuyên môn.

Theo kế hoạch, các đơn vị tiến hành sử dụng phần mềm trên công việc thực tế từ ngày 21 đến hết ngày 25/9/2026. Kết quả thử nghiệm sẽ được tổng hợp, đánh giá và báo cáo Bộ Nội vụ trước ngày 28/9, làm căn cứ tiếp tục hoàn thiện hệ thống và xem xét các bước triển khai tiếp theo.

Kết nối văn bản, nhiệm vụ và kết quả đánh giá

Điểm đáng chú ý của phần mềm là cách tiếp cận quản trị liên thông, trong đó các khâu tiếp nhận và xử lý văn bản, giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ đến tổng hợp, đánh giá kết quả được kết nối trên cùng một hệ thống. Dữ liệu phát sinh trong quá trình xử lý công việc tiếp tục được sử dụng ở các bước tiếp theo, tạo thành luồng quản lý xuyên suốt từ văn bản đến nhiệm vụ và kết quả đánh giá.

Phần mềm được Tập đoàn FPT đồng hành cùng Bộ Nội vụ xây dựng trên ba nguyên tắc: “Nhập một lần, dùng nhiều lần”; “Công việc là đơn vị dữ liệu chung”; “Điểm sinh ra từ công việc chuẩn đã hoàn thành”.

Với nguyên tắc “Nhập một lần, dùng nhiều lần”, thông tin được hình thành trong quá trình xử lý văn bản hoặc thực hiện nghiệp vụ có thể tiếp tục phục vụ những công đoạn liên quan, hạn chế việc phải nhập lại dữ liệu ở nhiều bước. Cách tổ chức này cũng tạo điều kiện để thông tin công việc được liên kết xuyên suốt, thay vì phân tán theo từng khâu xử lý riêng biệt.

Nguyên tắc coi công việc là đơn vị dữ liệu chung hướng đến việc tập trung các nhiệm vụ phát sinh từ văn bản, công việc thường xuyên và công việc đột xuất trên phân hệ phân giao nhiệm vụ. Khi công việc được ghi nhận và theo dõi thống nhất, dữ liệu về tiến độ, sản phẩm đầu ra và kết quả hoàn thành có thể được sử dụng tiếp cho quá trình tổng hợp, đánh giá.

Trong khi đó, nguyên tắc “Điểm sinh ra từ công việc chuẩn đã hoàn thành” gắn hoạt động đánh giá với dữ liệu được hình thành từ quá trình thực hiện nhiệm vụ. Theo thiết kế, kết quả đánh giá không tách rời công việc thực tế mà được hỗ trợ bởi thông tin về nhiệm vụ, tiến độ và kết quả đã ghi nhận trên hệ thống.

Ba nguyên tắc này được cụ thể hóa thông qua cơ chế liên thông giữa ba phân hệ chính: Quản lý văn bản điều hành (eDLM), Phân giao nhiệm vụ (eTask) và Đánh giá cán bộ (eKPI).

Cụ thể, eDLM đảm nhiệm việc tiếp nhận và xử lý văn bản; eTask tập trung ghi nhận, phân giao và theo dõi nhiệm vụ, công việc; còn eKPI sử dụng dữ liệu công việc đã hoàn thành để phục vụ tính điểm và đánh giá. Quy trình được thiết kế theo hướng hình thành một vòng quản trị khép kín: văn bản làm phát sinh nhiệm vụ, quá trình thực hiện tạo ra dữ liệu và dữ liệu được sử dụng để phục vụ đánh giá kết quả.

Việc kết nối các phân hệ theo một luồng nghiệp vụ thống nhất có ý nghĩa đối với công tác điều hành, bởi thông tin về nhiệm vụ không chỉ dừng lại ở khâu giao việc mà còn được theo dõi trong quá trình thực hiện và liên kết với kết quả cuối cùng. Qua đó, hệ thống hướng tới tạo lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý công việc và hỗ trợ quá trình đánh giá công chức, viên chức.

Tích hợp AI, chú trọng liên thông và an toàn thông tin

Bên cạnh các chức năng quản lý nghiệp vụ, phần mềm tích hợp một số tính năng hỗ trợ bằng trí tuệ nhân tạo (AI). Các chức năng được giới thiệu gồm gợi ý đơn vị xử lý, gợi ý công việc cần làm, gợi ý chân ký hoặc số văn bản trong luồng xử lý và AI hướng dẫn sử dụng chuyên biệt trên từng phân hệ.

Việc tích hợp các chức năng này hướng đến hỗ trợ người dùng trong quá trình thao tác, xử lý công việc và tiếp cận các tính năng của hệ thống. Tuy nhiên, hiệu quả vận hành thực tế và mức độ phù hợp của các chức năng cần tiếp tục được kiểm chứng trong quá trình thử nghiệm tại các đơn vị sử dụng.

Về kiến trúc kỹ thuật, hệ thống được xây dựng với API Gateway, kho dữ liệu dùng chung và khả năng liên thông với các hệ thống nghiệp vụ. Phần mềm cũng có các cơ chế phân quyền, lưu vết và bảo đảm an toàn thông tin cấp độ 3.

Đây là những thành phần quan trọng đối với một hệ thống phục vụ quản lý công việc trong cơ quan nhà nước, nơi dữ liệu được tạo lập và sử dụng qua nhiều bước, nhiều đơn vị và các nhóm người dùng khác nhau. Khả năng liên thông giúp các phân hệ trao đổi dữ liệu phục vụ quy trình nghiệp vụ; trong khi phân quyền và lưu vết hỗ trợ quản lý việc truy cập, theo dõi các hoạt động phát sinh trên hệ thống.

Cùng với việc hoàn thiện các chức năng, quá trình tổ chức sử dụng thực tế đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá mức độ đáp ứng của phần mềm. Những vấn đề liên quan đến quy trình, thao tác người dùng, khả năng kết nối và yêu cầu nghiệp vụ cần được ghi nhận để có cơ sở điều chỉnh phù hợp.