Tài liệu có thể định nghĩa là một vật thể cung cấp những chỉ dẫn và thông tin. Đó là cái giá vật chất mang tri thức của nhân loại.

Tất nhiên người ta có thể tìm kiếm thông tin qua nhiều nguồn khác nhau như: nói chuyện trao đổi, hội thảo, tham gia hội nghị, xem triển lãm, tham quan, nghe đài, xem truyền hình,... Nhưng những nguồn này bản thân nó cũng thu thập thông tin thông qua các tài liệu. Cho nên có thể nói tài liệu là yếu tố quan trọng nhất trong các hệ thống giao lưu thông tin và là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động khoa học kỹ thuật và trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người.

Có rất nhiều loại hình tài liệu khác nhau. Người cán bộ thông tin tư liệu cần phải biết những đặc trưng của chúng,

phân biệt được chúng thuộc loại hình tài liệu nào để có thể xử lý và sử dụng những tài liệu đó một cách thích hợp.

Những đặc trưng của một tài liệu

Mỗi tài liệu có hai đặc trưng chủ yếu: đặc trưng về mặt vật chất và đặc trưng về mặt tri thức.

Thứ nhất, đặc trưng về mặt vật chất: thể hiện ở chất liệu và bản chất của các tín hiệu sử dụng, kích thước, trọng lượng, cách trình bày, phương tiện sản sinh, khả năng tra cứu trực tiếp hay thông qua một thiết bị, trạng thái thời gian...

Chất liệu là cái giá vật chất của tài liệu. Các chất liệu truyền thống thường là: đá, gạch, gỗ, sừng, kim loại, tre nứa, da thuộc, vải và phổ biến nhất là giấy. Giấy được phát minh ở Trung Quốc từ thế kỷ thứ 2 trước Công nguyên, được truyền bá vào các nước Ả Rập từ thế kỷ thứ 7 và được sử dụng ở Ý và Tây Ban Nha từ thế kỷ thứ 12. Những tiến bộ về khoa học và công nghệ đã tạo ra các chất liệu mới như chất dẻo (đĩa hát), chất liệu từ tính (băng âm thanh, băng hình, đĩa từ dùng trong máy tính), chất liệu hoá học (phim, giấy ảnh), đĩa quang...

Bản chất của tài liệu thể hiện ở hình thức thể hiện thông tin. Căn cứ vào hình thức thể hiện thông tin người ta phân biệt tài liệu văn bản và tài liệu không văn bản.

Trong các tài liệu văn bản các thông tin được trình bày dưới dạng một bài viết mà người ta có thể đọc được. Ta có thể kể đến: các sách, các ấn phẩm định kỳ, các chuyên khảo, các văn bản về luật và hành chính, các catalogue kĩ thuật và thương mại.

Các tài liệu không văn bản có thể chứa một phần văn bản, nhưng ở đây chủ yếu các thông tin được trình bày dưới các dạng khác mà người ta có thể nghe, nhìn, sờ mó được. Người ta phân biệt các loại tài liệu sau:

Các tài liệu dạng đồ biểu: bản vẽ, sơ đồ, bản đồ, bảng biểu, biển quảng cáo, tranh ảnh...;

Các tài liệu dạng nghe nhìn, bao gồm cả âm thanh và hình ảnh: phim, băng và đĩa video;

Các tài liệu có bản chất vật chất: các tượng đài, các mẫu vật, các sản phẩm mẫu, các ma két (maquettes), các giáo cụ trực quan...;

Các tài liệu từ dùng trong tin học: các phần mềm hệ thống và chuyên dụng, các chương trình tính toán và quản lý, các tệp dữ liệu...

Căn cứ vào cách thức sản sinh ra tài liệu người ta phân biệt tài liệu dạng nguyên khai và tài liệu sản sinh bởi con người. Các tài liệu nguyên khai là những vật thể tìm thấy trong tự nhiên như các mẫu đá, mẫu quặng, các vân thạch, các hoá thạch. Trong các tài liệu chế tạo bởi con người ta phải kể đến: các vật khảo cổ, các sản phẩm mẫu, các mẫu hàng, các sản phẩm trí tuệ như các sản phẩm mỹ nghệ, các tác phẩm văn học nghệ thuật, các phát minh sáng chế, các công trình nghiên cứu khoa học kỹ thuật...

Các kỹ thuật chủ yếu để sản sinh ra tài liệu là trạm khắc, in ấn, sao chụp. Kỹ thuật sao chụp hiện đại cho phép nhân bản tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi. Kỹ thuật sản xuất các tài liệu vi phim, vi phiếu đem lại nhiều lợi ích cho việc bảo quản và sử dụng tài liệu, cũng như trong giao lưu thông tin. Việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại trong thế kỷ 20, với kỹ thuật điện từ và kỹ thuật số để ghi các tín hiệu văn bản, âm thanh, hình ảnh đã tạo ra những tài liệu mới có khả năng lưu trữ thông tin đa dạng, với khối lượng lớn, cho phép truy cập thông tin một cách thuận lợi và có thể truyền đi xa. Thông tin ở đây được ghi dưới dạng tương đồng hay dạng số. Phương tiện để ghi thông tin với công nghệ mới là các băng đĩa, ổ lưu trữ.

Thứ hai, đặc trưng về mặt tri thức: thể hiện ở nội dung chủ đề, giá trị sử dụng, đối tượng công chúng, mức độ xử lý biên tập, mức độ phổ biến của tài liệu...

Nội dung của tài liệu được đánh giá theo nhiều tiêu chí khác nhau: chủ đề của tài liệu, cách trình bày tài liệu có hệ thống hay không, giành cho công chúng rộng rãi hay các đối tượng chuyên môn; xuất xứ của vấn đề và những nội dung mới; tính cập nhật của thông tin; tài liệu có chứa một phần hay chủ yếu là các số liệu.

Tất cả các tiêu chí trên chỉ mang tính chất tương đối: một tài liệu có thể không có một thông tin mới nào, nhưng nó có thể được trình bày sáng sủa hơn và dễ hiểu hơn đối với người sử dụng.

Các cấp phân biệt tài liệu

Tùy theo mức độ xử lý nội dung, người ta phân biệt tài liệu cấp một, tài liệu cấp hai và tài liệu cấp ba.

Tài liệu cấp một là tài liệu gốc được biên tập bởi tác giả. Tác giả của tài liệu có thể là một người, một nhóm người hay một tổ chức. Có nhiều loại tài liệu khác nhau. Về mặt hình thức, người ta phân biệt các loại sau: Các sách chuyên khảo, sách giáo khoa; Các báo cáo hội nghị, luận án, tài liệu phát minh sáng chế; Các ấn phẩm định kỳ (tạp chí, tập san...); Các thông báo, các ấn phẩm thư mục, tóm tắt; Các tiêu chuẩn, các catalog kỹ thuật và thương mại; Các tập bản đồ, đồ biểu; Băng đĩa, ổ lưu trữ nhạc, phim ảnh; Các sổ tay, ghi chép, bản thảo...

Phân loại trên đây tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu.

Tài liệu cấp hai là tài liệu giúp ta tra cứu tài liệu cấp một. Bản thân nó không thể tồn tại nếu không có tài liệu cấp một. Đó là các mô tả của tài liệu cấp một: các thư mục, mục lục, tạp chí tóm tắt... Ta sẽ trình bày chi tiết các loại tài liệu này ở mục sau.

Tài liệu cấp ba là những tài liệu được biên tập từ tài liệu cấp một và cấp hai. Nó tập hợp, đúc kết, biên tập những thông tin gốc dưới dạng phù hợp với yêu cầu của một lớp đối tượng người dùng tin nhất định. Đó là các tổng kết, tổng quan, tổng luận, báo cáo về một hiện trạng...

Tùy theo mức độ phổ biến người ta phân biệt tài liệu công bố và tài liệu không công bố.

Tài liệu công bố là những tài liệu có bán rộng rãi trên thị trường, ai cũng có thể mua được ở các hiệu sách hoặc ở các cơ quan xuất bản.

Tài liệu không công bố là những tài liệu không có bán trên thị trường và mức độ phổ biến của nó rất hẹp. Chúng tạo thành một loại tài liệu ngầm. Một số là những bản chép tay hay đánh máy, một số là những bản chụp lại hay in lại với số lượng rất hạn chế. Đó là những ghi chép nhật ký khoa học, những báo cáo kết quả nghiên cứu, những luận văn khoa học, những giáo trình giảng dạy, tài liệu hội nghị. Bắt nguồn từ những cơ sở rất khác nhau như các viện nghiên cứu, các trường đại học, các hoạt động học tập nghiên cứu v.v... những tài liệu này thường chứa những thông tin mới nhất trong lĩnh vực mà nó xem xét, những thông tin có giá trị cao, tuy chưa được thẩm định và kết luận một cách chính xác. Mặc dù không biết số lượng của những tài liệu này là bao nhiêu, nhưng người ta biết chắc rằng số lượng của chúng hiện nay gia tăng rất đáng kể. Việc tiếp cận các tài liệu này là rất cần thiết, nhưng đòi hỏi nhiều công sức và thời gian.

theo Giáo trình thông tin học