Công chứng điện tử: Vì sao người dân TP.HCM vẫn chuộng hồ sơ giấy?
Dù đã có quy định cho phép từ tháng 7.2025, nhưng dịch vụ công chứng điện tử tại TP.HCM vẫn chưa thu hút người dân do thói quen dùng giấy tờ truyền thống, hạn chế hạ tầng và lo ngại pháp lý.
Công chứng điện tử được kỳ vọng sẽ giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tránh tình trạng quá tải tại các phòng công chứng. Tuy nhiên, sau gần 3 tháng được pháp luật công nhận, hầu hết hồ sơ tại TP.HCM vẫn được thực hiện theo phương thức truyền thống. Ghi nhận tại nhiều văn phòng công chứng, đến nay gần như chưa có người dân nào chọn hình thức công chứng điện tử, dù quy định đã cho phép.
Theo các công chứng viên, một trong những nguyên nhân chính là người dân chưa thực sự hiểu rõ khái niệm công chứng điện tử. Phần lớn vẫn nghĩ đây là dịch vụ “trên mạng” và lo ngại về tính pháp lý. Một công chứng viên tại quận Bình Thạnh cho biết nhiều khách hàng vẫn chỉ tin tưởng vào bản giấy có dấu đỏ và chữ ký trực tiếp. Ông chia sẻ rằng khi giao dịch nhà đất hoặc tài sản lớn, người dân muốn có giấy tờ cầm tay để yên tâm hơn, dù bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương.
Ngoài yếu tố thói quen, rào cản kỹ thuật cũng khiến dịch vụ này chưa thể phổ biến. Để thực hiện công chứng điện tử, người dân cần có chữ ký số và tài khoản định danh điện tử mức độ cao. Tuy nhiên, nhiều người chưa có hoặc chưa biết cách đăng ký, trong khi không phải ai cũng có thiết bị phù hợp để ký số. Một số văn phòng công chứng tại TP.HCM cũng đang trong giai đoạn đầu tư trang thiết bị như máy quét, camera xác thực khuôn mặt, phần mềm mã hóa và đường truyền bảo mật. Việc hoàn thiện đồng bộ các hạ tầng này cần thêm thời gian và chi phí không nhỏ.
Về phía cơ quan quản lý, hệ thống dữ liệu dùng chung giữa công chứng và các lĩnh vực liên quan như đất đai, thuế, hộ tịch, dân cư vẫn chưa được liên thông đầy đủ. Điều này khiến việc xác minh thông tin trong các hồ sơ điện tử còn gặp khó khăn. Khi văn bản công chứng điện tử chưa được chấp nhận rộng rãi trong các thủ tục hành chính, người dân vẫn buộc phải in bản giấy để nộp, làm giảm ý nghĩa của số hóa. Một công chứng viên nhận xét: “Người dân sẽ không chọn hình thức điện tử nếu cuối cùng vẫn phải in ra để làm việc với các cơ quan khác”.
Mặt khác, yếu tố an toàn thông tin cũng là mối lo lớn. Trong bối cảnh tội phạm mạng ngày càng tinh vi, nhiều người lo ngại nguy cơ bị giả mạo chữ ký số hoặc lộ lọt dữ liệu. Một số tổ chức hành nghề công chứng cũng e dè vì trách nhiệm pháp lý chưa được quy định cụ thể nếu phát sinh tranh chấp từ văn bản điện tử. Dù Luật Công chứng 2024 đã xác định văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, việc thực thi trên thực tế vẫn cần hướng dẫn chi tiết để bảo đảm niềm tin cho cả người dân và công chứng viên.
Theo Sở Tư pháp TP.HCM, thành phố hiện có hơn 100 tổ chức hành nghề công chứng. Trong thời gian qua, sở đã phối hợp với Bộ Tư pháp và Cục Công nghệ thông tin để chuẩn bị nền tảng kỹ thuật, xây dựng phần mềm lưu trữ, xác thực và mã hóa hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, quá trình triển khai đồng bộ cần thêm nguồn lực tài chính, nhân sự và đặc biệt là khung pháp lý thống nhất với các cơ quan khác. Một chuyên viên của sở cho biết: “Nếu chỉ riêng ngành công chứng áp dụng mà các đơn vị khác chưa sẵn sàng tiếp nhận văn bản điện tử, người dân sẽ thấy phiền hơn là tiện”.
Các chuyên gia cho rằng để công chứng điện tử phát huy hiệu quả, cần có những bước đi song song. Trước hết là hoàn thiện hành lang pháp lý về lưu trữ, xác thực, liên thông dữ liệu; đồng thời, phải có chương trình truyền thông giúp người dân hiểu rõ lợi ích và cách sử dụng. Việc hướng dẫn thực tế tại các văn phòng công chứng, cũng như tích hợp dịch vụ trên các nền tảng phổ biến như Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, sẽ giúp người dân dễ tiếp cận hơn.
Bên cạnh đó, nhà nước cần có cơ chế hỗ trợ về chi phí đầu tư ban đầu cho các đơn vị hành nghề, nhất là đối với các phòng công chứng tư nhân. Việc chuẩn hóa phần mềm dùng chung và bảo đảm tính an toàn hệ thống cũng là yếu tố then chốt. Theo thống kê của Bộ Tư pháp, nếu 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm được lưu trữ điện tử, nhà nước có thể tiết kiệm hàng trăm tỉ đồng chi phí giấy tờ và lưu kho.
Thực tế cho thấy TP.HCM là địa phương có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển nhất cả nước, nhưng để công chứng điện tử trở thành lựa chọn quen thuộc vẫn cần thêm thời gian. Khi người dân thấy rõ sự tiện lợi, nhanh chóng và an toàn của hình thức này, công chứng điện tử mới có thể thay thế hoàn toàn quy trình truyền thống, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực pháp lý - hành chính của thành phố.