Thủ tục hành chính số: Người dân dần chia tay 'tập hồ sơ giấy'

Theo đó, với việc kết nối hàng loạt cơ sở dữ liệu quốc gia và chuyên ngành, người dân, doanh nghiệp sẽ không còn phải nộp nhiều loại giấy tờ quen thuộc như căn cước công dân, giấy phép lái xe, sổ bảo hiểm xã hội, giấy khai sinh hay giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trong nhiều thủ tục hành chính.

Hàng loạt giấy tờ sẽ không còn phải nộp bản giấy

Một trong những bước tiến đáng chú ý của quá trình chuyển đổi số tại TP.HCM là việc chính thức cập nhật danh mục thành phần hồ sơ được thay thế bằng dữ liệu điện tử khi giải quyết thủ tục hành chính.

Theo thông báo của UBND TP.HCM, nhiều loại giấy tờ vốn được người dân sử dụng thường xuyên trong các giao dịch hành chính nay đã được số hóa và tích hợp vào các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành. Khi hệ thống được kết nối, cơ quan nhà nước sẽ chủ động khai thác dữ liệu thay vì yêu cầu người dân phải photo, công chứng hoặc nộp lại các giấy tờ đã có sẵn trong hệ thống.

Danh mục được thay thế lần này bao phủ hầu hết các giấy tờ quan trọng trong đời sống dân sự.

Đối với thông tin cá nhân, các loại giấy tờ như căn cước công dân, thẻ căn cước, giấy chứng nhận căn cước và thông tin cư trú đã được kết nối từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Điều này đồng nghĩa nhiều thủ tục hành chính sẽ không còn yêu cầu người dân xuất trình hoặc nộp bản sao giấy tờ tùy thân như trước.

Trong lĩnh vực giao thông, giấy phép lái xe và giấy đăng ký xe cũng đã được số hóa và kết nối dữ liệu. Các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính có thể tra cứu trực tiếp thay vì yêu cầu công dân cung cấp hồ sơ giấy.

Một thay đổi đáng chú ý khác là phiếu lý lịch tư pháp. Đây từng là loại giấy tờ khiến nhiều người mất thời gian chờ đợi cấp mới hoặc bổ sung hồ sơ. Nay dữ liệu lý lịch tư pháp đã được kết nối và có thể được khai thác trực tiếp trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hay đăng ký hợp tác xã cũng được thay thế bằng dữ liệu điện tử từ các cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Đặc biệt, nhóm giấy tờ hộ tịch được xem là có tác động rộng nhất đến người dân. Các loại giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khai tử, hồ sơ nhận cha mẹ con, đăng ký nuôi con nuôi cùng nhiều loại trích lục hộ tịch khác đều đã được số hóa trên hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử.

Những thay đổi này được kỳ vọng sẽ giúp giảm đáng kể tình trạng người dân phải mang theo nhiều giấy tờ mỗi khi thực hiện các thủ tục liên quan đến cư trú, giáo dục, bảo hiểm, lao động hay đất đai.

Chuyển đổi số toàn diện, giảm gánh nặng cho người dân và doanh nghiệp

Không chỉ tác động đến người dân, việc thay thế hồ sơ giấy bằng dữ liệu điện tử còn mở ra bước chuyển lớn đối với môi trường kinh doanh và hoạt động quản lý nhà nước.

Theo danh mục được công bố, nhiều loại giấy tờ liên quan đến doanh nghiệp, xây dựng, đất đai, giáo dục, y tế, thủy sản và hàng hải đã được đưa vào hệ thống khai thác dữ liệu điện tử.

Trong lĩnh vực đất đai, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã được kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai. Đây được xem là một trong những nội dung quan trọng bởi các thủ tục liên quan đến bất động sản thường đòi hỏi khối lượng hồ sơ lớn và nhiều bước xác minh.

Ngành giáo dục cũng tham gia mạnh mẽ vào tiến trình số hóa. Thông tin học bạ và văn bằng được khai thác từ cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo, giúp giảm đáng kể việc xác nhận, chứng thực giấy tờ khi học sinh, sinh viên hoặc người lao động thực hiện các thủ tục liên quan.

Trong lĩnh vực y tế, giấy tờ tương đương sổ sức khỏe điện tử cũng được đưa vào danh mục thay thế. Điều này mở ra khả năng liên thông dữ liệu khám chữa bệnh và phục vụ các thủ tục hành chính nhanh chóng hơn trong tương lai.

Đáng chú ý, UBND TP.HCM yêu cầu các cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải thực hiện nghiêm việc khai thác dữ liệu điện tử đã có trong hệ thống. Các đơn vị không được yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp lại những giấy tờ mà dữ liệu đã tồn tại trong các cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

Người dân chỉ phải nộp bổ sung hồ sơ trong các trường hợp dữ liệu chưa được kết nối, chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc hệ thống gặp sự cố kỹ thuật. Đây được xem là nguyên tắc quan trọng nhằm chấm dứt tình trạng “có dữ liệu nhưng vẫn yêu cầu giấy tờ” từng tồn tại trong nhiều thủ tục hành chính.

UBND TP.HCM cũng yêu cầu các sở, ngành rà soát toàn bộ thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý để tiếp tục cập nhật, bổ sung danh mục hồ sơ được thay thế bằng dữ liệu điện tử, nhất là đối với các thủ tục mới được ban hành. Đồng thời, các đơn vị phải chủ động kết nối với các cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành để bảo đảm việc khai thác thông tin diễn ra thông suốt.

Việc mở rộng sử dụng dữ liệu điện tử không chỉ giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, in ấn và công chứng giấy tờ mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, giảm sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ.

Đây được xem là một trong những bước đi quan trọng của TP.HCM trong xây dựng chính quyền số, hướng tới mục tiêu mọi giao dịch hành chính được thực hiện nhanh hơn, thuận tiện hơn và lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ.

Nguyễn Tuyết