Các bước xử lý khẩn cấp bị mạo danh đứng tên doanh nghiệp

Thời gian qua, việc lộ thông tin cá nhân khiến không ít người rơi vào cảnh "dở khóc dở cười" khi bỗng nhiên trở thành đại diện pháp luật của một doanh nghiệp xa lạ. Đáng lo ngại hơn, khi các doanh nghiệp này nợ thuế hoặc ngưng hoạt động tại địa chỉ đăng ký, người bị mạo danh lại là đối tượng chịu ảnh hưởng trực tiếp, từ việc nhận thông báo nợ thuế cho đến rủi ro bị hạn chế xuất cảnh.

Để giúp độc giả hiểu rõ góc độ pháp lý cũng như các biện pháp xử lý kịp thời khi gặp phải tình huống này, Một Thế Giới có cuộc trao đổi chi tiết với Thạc sĩ, Luật sư Võ Mộng Thu - Phó Giám đốc Công ty Luật TNHH LCP tìm cách xác định trách nhiệm và hướng dẫn quy trình từng bước giúp người bị mạo danh tự bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

- Thưa Luật sư, khi một người bị sử dụng thông tin cá nhân để đứng tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mà không biết, họ có thể phải chịu những nghĩa vụ, rủi ro gì về thuế? Trách nhiệm thuế được xác định như thế nào nếu người đó không thực tế điều hành doanh nghiệp?

LS Võ Mộng Thu: Trước hết, cần phân biệt rõ giữa trường hợp một cá nhân hoàn toàn bị mạo danh, không biết và không đồng ý cho người khác sử dụng thông tin của mình để đăng ký doanh nghiệp với trường hợp cá nhân tự nguyện đứng tên người đại diện theo pháp luật nhưng không trực tiếp tham gia điều hành. Đây là hai tình huống có bản chất pháp lý khác nhau và cần được xem xét riêng biệt khi xác định trách nhiệm.

Về nguyên tắc, đối với doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, nghĩa vụ thuế phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh là nghĩa vụ của doanh nghiệp. Việc một cá nhân được ghi nhận là người đại diện theo pháp luật không đồng nghĩa với việc cá nhân đó đương nhiên phải sử dụng tài sản của cá nhân để thanh toán cho các khoản nợ thuế của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, sự độc lập về tài sản không loại trừ hoàn toàn trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật đối với các nghĩa vụ của doanh nghiệp. Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.

Do đó, khi thông tin đăng ký doanh nghiệp chưa được xác minh, điều chỉnh, người bị mạo danh vẫn có nguy cơ bị cơ quan thuế yêu cầu phối hợp làm việc, giải trình, cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Nghiêm trọng hơn, họ có thể bị áp dụng biện pháp tạm hoãn xuất cảnh nếu thông tin trên hệ thống quản lý thuế cho thấy thuộc trường “rủi ro về thuế”.

Cụ thể, theo Điều 28 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể thuộc diện tạm hoãn xuất cảnh khi doanh nghiệp thuộc trường hợp bị cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế, có số tiền thuế nợ từ 500 triệu đồng trở lên và quá hạn nộp từ 120 ngày trở lên.

Ngoài ra, đối với doanh nghiệp đã bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, người đại diện theo pháp luật cũng có thể thuộc diện bị tạm hoãn xuất cảnh nếu sau 120 ngày kể từ ngày ban hành thông báo vẫn không thực hiện thủ tục khôi phục hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định.

Như vậy, rủi ro đối với người bị mạo danh không chỉ nằm ở nghĩa vụ tài chính mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền tự do đi lại, công việc và các giao dịch dân sự của cá nhân họ.

Việc xác định trách nhiệm về phải dựa trên bản chất hành vi, mức độ tham gia và các chứng cứ liên quan. Nếu có căn cứ xác định cá nhân hoàn toàn bị mạo danh, không thực hiện hoặc tham gia các hành vi vi phạm thì không thể chỉ dựa vào thông tin đăng ký doanh nghiệp để quy kết họ phải chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ thuế hoặc hành vi vi phạm do người khác thực hiện.

- Trong trường hợp cơ quan thuế gửi thông báo nợ thuế, yêu cầu giải trình hoặc áp dụng biện pháp liên quan đến doanh nghiệp, người bị mạo danh cần làm gì đầu tiên để chứng minh mình không liên quan?

LS Võ Mộng Thu: Theo tôi, ngay khi phát hiện thông tin cá nhân bị sử dụng trái phép để đăng ký doanh nghiệp, người dân cần chủ động thực hiện các biện pháp pháp lý nhằm xác minh sự việc và bảo vệ quyền lợi của mình, không nên chờ đến khi phát sinh các biện pháp cưỡng chế hoặc hạn chế quyền cá nhân.

Trước hết, cần thu thập và lưu lại các chứng cứ chứng minh việc mạo danh: Người dân có thể truy cập vào vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc ứng dụng eTax Mobile để kiểm tra, chụp lại thông tin về doanh nghiệp mà mình đang đứng tên làm người đại diện theo pháp luật, trong đó cần lưu lại mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và vai trò của cá nhân trong doanh nghiệp mà mình bị mạo danh.

Bước 2: Người bị mạo danh cần gửi văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, đề nghị kiểm tra và cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến việc đăng ký thành lập hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đồng thời, thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh biết về việc thông tin cá nhân của bạn bị lợi dụng và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có sự giả mạo và đề nghị Phòng Đăng ký kinh doanh căn cứ điểm a khoản 1 Điều 212 Luật Doanh nghiệp 2020 thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cấp cho doanh nghiệp giả mạo thông tin.

Bước 3: Song song với quá trình đề nghị Phòng đăng ký kinh doanh thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cá nhân bị mạo danh cần gửi Văn bản giải trình đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp có thông tin giả mạo để phản ánh về việc thông tin của mình đang bị mạo danh và đề nghị cơ quan thuế tạm khoá mã số thuế và ngừng cấp hoá đơn cho doanh nghiệp nhằm hạn chế phát sinh thêm nợ thuế hoặc các nghĩa vụ tài chính khác.

Trường hợp nếu người bị mạo danh đã bị cơ quan thuế áp dụng các biện pháp khẩn cấp tạm thời liên quan đến sai phạm của doanh nghiệp mạo danh thì có thể đính kèm Văn bản đề nghị huỷ bỏ áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời.

Cuối cùng, người bị mạo danh cần thực hiện việc tố giác tội phạm về hành vi làm giả con dấu, tài liệu của cơ quan, tổ chức; sử dụng con dấu hoặc tài liệu giả của cơ quan, tổ chức đến cơ quan công an có thẩm quyền, để đề nghị xác minh hành vi sử dụng trái phép thông tin cá nhân, giả mạo chữ ký hoặc giấy tờ trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Trong quá trình làm việc với cơ quan chức năng, người bị mạo danh nên chủ động cung cấp các tài liệu có thể chứng minh mình không tham gia thành lập, quản lý doanh nghiệp, không ký kết hồ sơ đăng ký, không ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục và không tham gia các giao dịch liên quan. Trường hợp cần thiết, có thể đề nghị cơ quan có thẩm quyền thực hiện giám định chữ ký, tài liệu hoặc xác minh dữ liệu giao dịch điện tử.

Tôi cũng muốn lưu ý rằng, việc gửi đơn phản ánh không đồng nghĩa thông tin sai sẽ tự động được xóa bỏ ngay lập tức. Do đó, người dân cần theo dõi tiến độ giải quyết vụ việc của cơ quan chức năng, lưu giữ đầy đủ giấy tiếp nhận, văn bản phản hồi và kết quả xác minh của các cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình trong những thủ tục tiếp theo.

- Nếu người bị mạo danh bị tạm hoãn xuất cảnh hoặc gặp vướng mắc khi thực hiện các thủ tục hành chính, họ có quyền khiếu nại, đề nghị cơ quan thuế rà soát và gỡ bỏ thông tin liên quan như thế nào?

LS Võ Mộng Thu: Việc tạm hoãn xuất cảnh ảnh hưởng trực tiếp đến quyền tự do đi lại của công dân. Vì vậy, biện pháp này phải được áp dụng đúng đối tượng, đúng điều kiện và đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định.

Trong trường hợp một cá nhân bị tạm hoãn xuất cảnh do thông tin đăng ký doanh nghiệp bị giả mạo, người đó có quyền gửi văn bản đề nghị cơ quan thuế đã ban hành thông báo tạm hoãn xuất cảnh kiểm tra lại căn cứ áp dụng biện pháp này; đồng thời yêu cầu đối chiếu với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, tài liệu xác minh của cơ quan công an và các chứng cứ chứng minh mình không có liên quan.

Nếu có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi hành chính của cơ quan có thẩm quyền là trái pháp luật, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp, cá nhân có quyền thực hiện thủ tục khiếu nại theo Luật Khiếu nại hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của pháp luật.

Đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị giả mạo, người dân cần đồng thời đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh tiến hành xác minh, xử lý thông tin sai lệch. Kết quả xác minh, xử lý này là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế rà soát và cập nhật thông tin quản lý thuế.

Theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP, khi xét thấy đáp ứng các điều kiện hủy bỏ tạm hoãn xuất cảnh theo quy định, cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm ban hành thông báo hủy bỏ để chuyển đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Trường hợp việc áp dụng biện pháp xuất phát từ thông tin giả mạo, người bị ảnh hưởng cần yêu cầu cơ quan thuế xác định lại đúng đối tượng, căn cứ áp dụng và xử lý theo kết quả xác minh của cơ quan có thẩm quyền, thay vì mặc nhiên yêu cầu người bị mạo danh thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, nếu việc sử dụng thông tin trái phép gây thiệt hại thực tế, chẳng hạn phải hủy chuyến đi, phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến hoạt động nghề nghiệp, người bị mạo danh có thể xem xét yêu cầu bồi thường thiệt hại đối với chủ thể có hành vi trái pháp luật. Việc bồi thường phải căn cứ vào hành vi vi phạm, thiệt hại thực tế và mối quan hệ nhân quả giữa hành vi với thiệt hại đã xảy ra.

- Về mặt pháp lý, việc một người đứng tên doanh nghiệp nhưng không góp vốn, không quản lý, không ký kết giao dịch có làm phát sinh trách nhiệm hình sự, dân sự hoặc trách nhiệm về thuế cho người đó hay không?

LS Võ Mộng Thu: Về nguyên tắc, không thể chỉ dựa vào việc một cá nhân có tên trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để xác định cá nhân đó phải chịu trách nhiệm hình sự, dân sự hoặc trách nhiệm thanh toán các khoản nợ thuế của doanh nghiệp.

Về trách nhiệm hình sự, việc xác định một cá nhân có phạm tội cần xem xét đủ các yếu tố cấu thành tội phạm bao gồm: Chủ thể, khách thể, mặt khách quan và mặt chủ quan của tội phạm, không thể truy cứu trách nhiệm hình sự chỉ vì cá nhân có tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Về trách nhiệm dân sự và nghĩa vụ về thuế, cần phân biệt nghĩa vụ của doanh nghiệp với nghĩa vụ riêng của cá nhân, đồng thời xem xét tư cách pháp lý, cam kết, giao dịch và các hành vi thực tế của người liên quan. Việc không góp vốn hoặc không ký kết giao dịch có thể là chứng cứ quan trọng, nhưng bản thân các yếu tố này chưa đủ để loại trừ mọi trách nhiệm trong trường hợp cá nhân đã tự nguyện đảm nhận chức danh hoặc có hành vi vi phạm.

Do đó, cần làm rõ việc cá nhân đó có tự nguyện chấp nhận đứng tên doanh nghiệp hay hoàn toàn bị người khác mạo danh.

Đối với trường hợp bị mạo danh, nếu cá nhân không biết, không đồng ý, không tham gia thành lập hoặc điều hành doanh nghiệp và không thực hiện hành vi vi phạm thì việc tên của họ xuất hiện trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không phải là căn cứ đầy đủ để xác định trách nhiệm pháp lý đối với các hành vi do người khác thực hiện.

Ngược lại, đối với trường hợp cá nhân tự nguyện nhận đứng tên người đại diện theo pháp luật, dù không trực tiếp điều hành, thì vẫn cần xem xét trách nhiệm theo Luật Doanh nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan. Cụ thể, theo điểm a khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp quy định: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp”.

Chính vì vậy, cơ quan có thẩm quyền cần đánh giá toàn diện các chứng cứ và làm rõ bản chất sự việc, bảo đảm không bỏ lọt tội phạm nhưng cũng không quy trách nhiệm cho các cá nhân không thực hiện hành vi vi phạm pháp luật.

- Từ thực tế các vụ việc đã xảy ra, Luật sư đánh giá đâu là những điểm dễ bị lợi dụng trong quá trình đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và quản lý người đại diện theo pháp luật? Cần thay đổi quy trình nào để giảm nguy cơ người dân bị “đứng tên hộ” mà không biết?

LS Võ Mộng Thu: Theo tôi, những vụ việc người dân bất ngờ phát hiện mình đứng tên người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cho thấy nguy cơ đáng quan tâm trong việc bảo vệ thông tin cá nhân và kiểm soát tính xác thực của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Một trong những nguyên nhân là thông tin từ căn cước, giấy tờ định danh có thể bị thu thập, sao chụp hoặc sử dụng trái phép. Trong khi đó, cơ chế đăng ký doanh nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc người đăng ký tự kê khai và tự chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của hồ sơ. Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh nhưng cũng có thể bị lợi dụng nếu khâu xác thực danh tính và ý chí của các cá nhân liên quan chưa được thực hiện đầy đủ.

Một vấn đề khác là thông tin đăng ký doanh nghiệp được liên thông với hệ thống quản lý thuế. Khi dữ liệu đầu vào không chính xác, những thông tin sai lệch có thể tiếp tục được sử dụng trong quá trình quản lý thuế, xác định người đại diện theo pháp luật và áp dụng các biện pháp quản lý hành chính.

Tuy nhiên, cũng cần ghi nhận rằng pháp luật đã có những thay đổi nhằm hạn chế tình trạng này. Cụ thể, Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/7/2026, đã sửa đổi một số quy định về đăng ký doanh nghiệp, trong đó tăng cường yêu cầu xác thực điện tử đối với người thực hiện thủ tục và các trường hợp được ủy quyền theo quy định.

Dù vậy, tôi cho rằng vẫn cần tiếp tục hoàn thiện cơ chế quản lý theo một vài phương án như sau:

Thứ nhất, cần tăng cường xác thực sự đồng ý của cá nhân được đăng ký làm người đại diện theo pháp luật, thông qua tài khoản định danh điện tử hoặc phương thức xác thực phù hợp. Việc xác thực không nên chỉ dừng lại ở người nộp hồ sơ mà cần bảo đảm chính cá nhân được ghi nhận chức danh có biết và đồng ý với việc sử dụng thông tin của mình.

Thứ hai, cần thiết lập cơ chế thông báo chủ động cho công dân (thông qua Hệ thống định danh điện tử VNeID hoặc số điện thoại đã được định danh) khi thông tin định danh của họ được sử dụng để thành lập doanh nghiệp hoặc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật. Điều này giúp người dân kịp thời phát hiện, phản đối các trường hợp sử dụng thông tin trái phép trước khi phát sinh các hậu quả pháp lý.

Thứ ba, cần xây dựng cơ chế phối hợp và xử lý nhanh giữa cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế, cơ quan công an và cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Khi có phản ánh về việc bị mạo danh, các cơ quan cần nhanh chóng kiểm tra, xác minh, đánh giá rủi ro và cập nhật kết quả xử lý trên các hệ thống liên quan, hạn chế tình trạng cá nhân phải thực hiện nhiều thủ tục độc lập để chứng minh mình bị mạo danh và huỷ bỏ việc hoãn xuất nhập cảnh.

Bên cạnh đó, cần tăng cường kiểm tra, xử lý nghiêm các tổ chức, cá nhân có hành vi sử dụng trái phép thông tin, giả mạo hồ sơ hoặc tiếp tay cho việc đăng ký doanh nghiệp không đúng quy định.

Xin cảm ơn Luật sư về buổi trò chuyện ý nghĩa này!

Nguyễn Tuyết