Vì sao doanh nghiệp nên phân ba vùng xanh, vàng, đỏ khi số hóa hồ sơ?

Theo luật sư Lưu Xuân Vĩnh, doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ theo mức độ rủi ro, giá trị giao dịch và yêu cầu bảo đảm pháp lí để lựa chọn cách thức kí phù hợp, từ chữ kí điện tử thông thường đến các giải pháp xác thực nâng cao hoặc kết hợp với phương thức truyền thống.

Vì sao cần phân ba vùng xanh, vàng, đỏ với hồ sơ điện tử?

Trong quá trình chuyển đổi số, một trong những câu hỏi doanh nghiệp cần trả lời không chỉ là hợp đồng nào có thể đưa lên môi trường điện tử, mà còn là loại hợp đồng nào cần được bảo vệ bằng phương thức kí và xác thực ở mức độ nào.

Từ thực tiễn triển khai, tại hội thảo “Doanh nghiệp không giấy tờ: Tầm nhìn lãnh đạo trên hành trình chuyển đổi số”, luật sư Lưu Xuân Vĩnh đề xuất phân loại tài liệu, hợp đồng thành ba nhóm: vùng xanh, vùng vàng và vùng đỏ. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tránh hai thái cực: tiếp tục duy trì quá nhiều thủ tục giấy tờ dù không cần thiết, hoặc số hóa mọi giao dịch mà chưa đánh giá đầy đủ rủi ro.

“Đầu tiên, chúng ta phải kiểm kê và liệt kê ra đã. Sau đó mới phân luồng”, ông nhấn mạnh. Theo đó, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hồ sơ, giấy tờ đang sử dụng, xác định loại tài liệu nào có thể chuyển đổi hoàn toàn, loại nào chỉ nên chuyển đổi một phần và loại nào vẫn cần duy trì phương thức truyền thống.

Với vùng xanh, đây là nhóm tài liệu được sử dụng thường xuyên, có mức độ rủi ro thấp hoặc gần như không có rủi ro đáng kể. Doanh nghiệp có thể ưu tiên số hóa và sử dụng các phương thức kí điện tử thông thường, thay vì đầu tư những giải pháp phức tạp cho mọi giao dịch.

Luật sư Lưu Xuân Vĩnh lấy ví dụ thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) hoặc biên bản ghi nhớ không có giá trị ràng buộc đáng kể. Theo ông, không nhất thiết phải sử dụng chữ kí số cho những tài liệu này nếu phương thức kí điện tử thông thường đã đáp ứng nhu cầu. Các đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu, giao nhận và phê duyệt nội bộ cũng là những loại hồ sơ doanh nghiệp có thể ưu tiên chuyển đổi số.

Ở vùng vàng, mức độ thận trọng cần cao hơn. Nhóm này bao gồm những giao dịch có giá trị trung bình đến lớn, hợp đồng quốc tế hoặc giao dịch xuyên biên giới. Doanh nghiệp nên cân nhắc các biện pháp bảo mật và xác thực bổ sung, như chữ kí số công cộng, dấu thời gian và dịch vụ chứng thực của bên thứ ba. Tùy trường hợp, các nền tảng hoặc trục hợp đồng điện tử, trục hợp đồng lao động điện tử cũng có thể hỗ trợ tăng cường khả năng xác thực và quản lí giao dịch.

Với vùng đỏ, việc chuyển đổi hoàn toàn sang môi trường điện tử cần được cân nhắc kỹ. Đây thường là những hợp đồng có giá trị đặc biệt lớn hoặc giao dịch tiềm ẩn rủi ro pháp lí đáng kể, chẳng hạn hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Dù công nghệ và dịch vụ công chứng điện tử đã phát triển, doanh nghiệp vẫn cần đánh giá từng trường hợp cụ thể, thay vì mặc định rằng mọi khâu đều có thể thay thế bằng quy trình trực tuyến.

“Chúng ta không thể nào chuyển đổi được 100%”, luật sư nhận định. Với những giao dịch thuộc nhóm này, doanh nghiệp có thể tổ chức đàm phán, họp và trao đổi tài liệu trực tuyến, nhưng khi tiến đến bước kí kết chính thức, vẫn nên cân nhắc phương thức kí trực tiếp, chữ kí tươi và con dấu theo yêu cầu của giao dịch.

Công nghệ phải đi cùng quy chế và quy trình quản trị

Phân loại hợp đồng mới chỉ là bước đầu. Theo luật sư Lưu Xuân Vĩnh, sau khi xác định từng nhóm tài liệu, doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ phù hợp, từ loại chữ kí số, dịch vụ tin cậy, dấu thời gian đến phương thức lưu trữ và nền tảng đám mây. Song song đó, doanh nghiệp phải ban hành quy chế nội bộ quy định rõ thẩm quyền kí, quy trình phê duyệt, phân quyền sử dụng và trách nhiệm quản lí các thiết bị kí số như USB token.

Đây là khâu quan trọng bởi thực tế tại nhiều doanh nghiệp, quá trình trao đổi và chốt giao dịch vẫn diễn ra trên nhiều kênh khác nhau: nhắn tin qua Zalo, xác nhận bằng email, sau đó in hợp đồng để kí tay rồi quét lại thành tệp điện tử. Các bước này có thể giúp công việc diễn ra nhanh chóng trước mắt, nhưng nếu không được chuẩn hóa, hồ sơ dễ bị phân tán, khó truy xuất và thiếu nhất quán trong cách quản lí.

Luật sư cũng lưu ý việc lưu trữ tài liệu trên các ứng dụng trao đổi tin nhắn có thể tạo ra rủi ro về bảo mật và khả năng duy trì dữ liệu. Khi bộ nhớ đầy, người dùng có thể xóa dữ liệu cũ, kéo theo nguy cơ mất những thông tin từng được sử dụng trong quá trình đàm phán. Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem các ứng dụng nhắn tin là nơi lưu trữ chính thức cho hồ sơ hợp đồng.

Điều cần thiết là xây dựng một quy trình thống nhất, xác định kênh nào được sử dụng để trao đổi, kênh nào dùng để phê duyệt, đâu là bản hợp đồng chính thức và hồ sơ sẽ được lưu ở đâu. Quy trình này cần gắn với trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận, thay vì phụ thuộc vào thói quen riêng của người xử lí giao dịch.

Cách phân chia ba vùng xanh, vàng, đỏ vì thế không chỉ là phương pháp lựa chọn công nghệ kí. Nó còn giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực theo mức độ rủi ro: đơn giản hóa những giao dịch thông thường, tăng cường xác thực với hợp đồng quan trọng và giữ lại sự kết hợp giữa phương thức điện tử với truyền thống khi cần thiết.

Thay vì chạy theo mục tiêu số hóa toàn bộ trong thời gian ngắn, doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc kiểm kê hồ sơ, phân loại giao dịch và chuẩn hóa quy trình. Khi phương thức kí, thẩm quyền phê duyệt và cơ chế lưu trữ được thiết kế đồng bộ, hợp đồng điện tử mới có thể phát huy hiệu quả mà không làm gia tăng những rủi ro do chính quá trình chuyển đổi tạo ra.

Bùi Tú