Muốn làm ăn với người Nhật, phải nhớ kỹ 10 nguyên tắc vàng

Doanh nhân làm việc ở nước ngoài giống như "một người đi du lịch mà không quan sát" hoặc "một con chim mà không có cánh" sẽ khó thành công. Việc quan sát những quy tắc văn hóa ở một quốc gia khác chính là cánh cửa để mở ra cơ hội.

Điều này thật quan trọng khi bạn kinh doanh ở Nhật Bản, nơi mà những yếu tố văn hóa có thể tác động sâu sắc đến quyết định và hiệu quả của một mối quan hệ kinh doanh.

Nhà báo, tác giả Boye Lafayette De Mente đã từng cho biết: "Nhật Bản là một ví dụ điển hình về một quốc gia  nơi mà các quy tắc ứng xử xã hội đã trở nên trang trọng... và quan trọng.

Vì vậy, trước khi xách hành lý đến Nhật Bản, thì bạn nên dành thời gian để làm quen với 10 quy tắc về văn hóa kinh doanh ở Nhật Bản.

Trong một bối cảnh kinh doanh, sự im lặng có giá trị hơn là nói nhiều. Khi Larry Samovar, Richard Porter và Edwin McDaniel đặt sự im lặng vào trong cuốn sách "Communication Between Cultures" thì sự im lặng được gắn với tín nhiệm.

Im lặng cho thấy được sự khôn ngoan và biết kiểm soát tình cảm. Một cách tiếp cận trang trọng hướng nội nhiều hơn, đặc biệt là vào lúc bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh, có khả năng được đánh giá tốt hơn khi làm việc tại Nhật Bản. 

Người Nhật có nhiều câu châm ngôn cho thấy tầm quan trọng của sự im lặng như: "con vịt nào kêu đầu tiên là con ấy bị bắn". Theo đó, hãy điều chỉnh cách tiếp cận của bạn khi tiếp cận với các đối tác Nhật Bản.

World Business Culture, một công ty chuyên về những khác biệt trong văn hóa kinh doanh toàn cầu, đã đưa ra nhận xét sắc xảo về sự im lặng: "Trong lúc căng thẳng hoặc khó khăn, người Nhật Bản thường im lặng để xoa dịu căng thẳng và cho phép mọi người đi ra ngoài thư giãn".

Trên thực tế, người Nhật thường hướng tới nền văn hóa đoàn kết nhóm - đoàn kết có giá trị hơn chủ nghĩa cá nhân. Trong mỗi nhóm đều tồn tại sức mạnh, như câu nói nổi tiếng của Nhật Bản: "Một mũi tên dễ bị bẻ gãy, nhưng mười mũi tên trong một bó thì không." Tư tưởng văn hóa này tác động mạnh mẽ đến những hành vi nhất định, như cách khen ngợi thế nào để vừa lòng người nghe. 

Trong khi chúng ta đánh giá cao những đóng góp của cá nhân và tin tưởng mạnh mẽ trong việc công nhận và khen ngợi đơn lẻ, thì ở Nhật Bản lại ngược lại. Bạn phải luôn nhớ rằng khái niệm tập thể rất quan trọng đối với người Nhật Bản và họ luôn phấn đấu để có được lòng tin với toàn bộ nhóm.

Đối với những doanh nhân Nhật Bản, danh thiếp là thứ để thể hiện danh tính của họ. Vì vậy, danh thiếp sẽ vô cùng quan trọng trong văn hóa kinh doanh của người Nhật Bản, thể hiện sự tôn trọng người khác. 

Nhận danh thiếp bằng hai tay, đọc chúng nhanh chóng và cất chúng trong ví lưu danh thiếp nếu như bạn đang đứng. Nếu bạn ngồi thì đặt danh thiếp lên bàn trong suốt cuộc gặp và sau đó cất chúng vào ví.

Nếu bạn cất danh thiếp vào ví hoặc túi sau của bạn thì người Nhật coi đó là hành vi mất lịch sự. Khi đưa danh thiếp của bạn, hãy để mặt có chữ tiếng Nhật ở phía trên theo hướng người nhận danh thiếp, và đưa bằng hai tay. Ngay cả khi bạn đang ngồi cách xa người đó trong một nhóm, đừng quăng hoặc đẩy danh thiếp qua bàn. Hãy đứng dậy và đi tới tận nơi để đưa cho họ.

Mặc dù hiện nay, đất nước Nhật Bản có nhiều thay đổi, nhưng tuổi tác vẫn được tôn trọng và có thể tương đương với thứ bậc trong bối cảnh kinh doanh.

Một cuộc điều tra về các công ty của Nikkei 225 Index chỉ ra các CEO ở Nhật Bản thường già hơn các CEO ở các quốc gia khác, độ tuổi trung bình của họ là 62. CEO trẻ nhất là 43. 

Hệ thống cấp bậc là tối quan trọng. Theo đó, hãy cư xử với CEO già bằng một thái độ tôn kính nhất định. Ví dụ, bạn luôn phải chào hỏi hoặc trình danh thiếp với họ trước tất cả những người khác.

Cách tiếp cận mang tính ép buộc sẽ không thể thành công ở Nhật Bản. Thay vì tạo áp lực hay tiếp cận theo kiểu đối đầu, hãy đưa ra một vài lời thuyết phục nhẹ nhàng ngắn gọn chỉ ra những vấn đề quan trọng mà bạn muốn truyền đạt. Tìm những điểm tương đồng giữa hai bên và xây dựng mối quan hệ dựa trên các luận điểm đó. 

Đừng quá phụ thuộc vào các quyết định và hạn chót. Bạn cần hiểu rằng phong cách ra quyết định của Nhật Bản là dựa trên sự đồng thuận – nỗ lực đẩy nhanh quá trình này có thể bị coi là thiếu tôn trọng cách họ kinh doanh. Thay vì tỏ ra thiếu kiên nhẫn, hãy cố gắng coi quá trình này như một cơ hội để xây dựng lòng tin và củng cố các mối quan hệ.

Người Nhật Bản nổi tiếng là những người thích riêng tư và kín tiếng. Như doanh nhân Jeffrey Hays đã nói rằng: "Tính riêng tư là điều tối quan trọng ở Nhật Bản. Bất kỳ ai cũng có thể gạch tên mình khỏi danh bạ điện thoại nếu muốn. Cửa sổ được thiết kế để mọi người không thể nhìn thấy bên trong...", bởi vậy việc hỏi nhiều câu hỏi mang tính riêng tư khi bắt đầu một mối quan hệ được xem là hành vi thô lỗ.

Theo một bài báo năm 2012 của Ad Age Digital, chỉ có 28% người dùng Internet ở Nhật truy cập vào các trang xã hội hàng tháng, và thời gian dành cho mạng xã hội ở đất nước này chỉ đạt gần 2,9%, so với mức 16,8% ở Mỹ.

Tất cả chúng ta đều biết rằng việc trao đổi một món quà trong kinh doanh là một truyền thống quan trọng ở Nhật Bản, đặc biệt là trong cuộc gặp đầu tiên. Bạn có thể đi sai đường nếu như bạn tặng một món quà nhỏ?

Nhiều thứ như: hoa loa kèn, hoa sen, hoa trà và tất cả các loại hoa trắng đều được sử dụng cho các dịch vụ tang lễ, vì vậy bạn nên tránh.

Cây trồng trong chậu cũng được hiểu theo nghĩa mê tín dị đoan tiêu cực. Mua bất kỳ món đồ nào có 4 món cũng đều được coi là không may mắn. Số 9 là bất hạnh. Ngoài ra, nếu bạn gửi thiệp giáng sinh thì tránh màu đỏ vì những thông báo trong tang lễ thường được in màu đỏ.

Không giống như khi ngồi trên máy bay, khi bắt đầu bữa ăn, bạn chỉ nên lau tay chứ đừng lau cả khuôn mặt bằng khăn ẩm được đem ra ở đầu bữa. Khi lấy đồ ăn cho mình từ đĩa đựng thức ăn chung, nếu không có các đồ dùng phục vụ để gắp thức ăn, hãy sử dụng đầu ngược của đũa để gắp thức ăn và đặt vào đĩa của mình. 

Không sử dụng đũa để đâm xiên thức ăn – bạn phải gắp chúng lên, dù món ăn rất trơn. Khi bạn ăn xong, đừng quên sắp xếp lại tất cả đồ dùng trên bàn như lúc bạn ngồi vào; tức là đặt đũa đã dùng trên đồ giữ đũa, và đặt nắp trên các đĩa nhỏ. 

Sẽ rất kỳ lạ nếu bạn không phân biệt được các loại sushi khác nhau. Ngày nay, với sự phổ biến của các nhà hàng sushi thì cũng không quá phức tạp để bạn phân biệt từng loại.

Quan niệm ăn mặc trong kinh doanh ở Nhật Bản là vô cùng bảo thủ. Đàn ông mặc vest truyền thống và phải đồng bộ với nhóm. Phụ nữ được khuyến khích đeo trang sức thật nhỏ để trông không quá nổi bật.

Ngoài ra, phụ nữ cũng không được khuyến khích đi giày quá cao nếu họ cao hơn đối tác nam giới của họ.

Và nếu bạn mặc một bộ kimono, như Terri Morrison nói, trong cuốn Doing Business in Japan (Kinh doanh tại Nhật Bản), hãy "Đặt vạt trái lên trên vạt phải! Người ta chỉ đặt vạt phải lên trên cho xác chết mà thôi."

Quan sát những chi tiết nhỏ là một điều quan trọng thể hiện sự tôn trọng ở Nhật Bản. Ví dụ, xì mũi nơi công cộng như: trong phòng họp là hành vi mất lịch sự. Vì vậy, tốt nhất bạn nên đi ra ngoài để thể hiện thái độ tôn trọng.

Tất cả chúng ta đều biết ở Nhật Bản, khi vào trong nhà, đều phải tháo giày ngoài cửa và đi dép lê. Tuy nhiên, không chỉ dừng lại ở đó, khi bạn được mời đến nhà của một người Nhật Bản, bạn có thể phải xếp dép đi trong nhà sang một bên nếu bạn chuẩn bị bước vào phòng có sàn bằng tatami – một loại chiếu chỉ nên đi bằng chân trần hoặc tất.

Khi bạn đi vào nhà vệ sinh, bạn sẽ có một đôi dép lê khác. Hãy nhớ để lại chúng chỗ cũ trước khi bạn quay lại chỗ ngồi. Dù đây chỉ là những việc nhỏ, nhưng bạn nên biết để thể hiện sự tôn trọng người Nhật cũng như xây dựng được một mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp.

Trên thực tế, những việc vặt này đem lại rất nhiều lợi thế, như David Syrad, Giám đốc điều hành của AKI Ltd Nhật Bản, nhận định: "Hãy sử dụng kiến ​​thức về văn hoá kinh doanh Nhật Bản để thể hiện khả năng linh hoạt và sự nhạy cảm của bạn, vì điều này sẽ đem lại khoản lợi nhuận tương ứng".

Tuyết Nhung (Theo American Express)