Trợ lý ảo AI giúp tra cứu thủ tục hành chính nhanh chóng
Người dân có thể tra cứu thủ tục hành chính ngay trên Zalo thông qua trợ lý ảo AI. Công cụ này giúp tiết kiệm thời gian, cung cấp thông tin chính xác, tạo thuận lợi trong tiếp cận dịch vụ công.
Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong cải cách hành chính công đã và đang trở thành xu hướng tại nhiều địa phương cả nước. Một trong những bước đi nổi bật là tích hợp trợ lý ảo AI trên nền tảng Zalo để hỗ trợ người dân tra cứu thủ tục hành chính.
Với thao tác đơn giản, người sử dụng có thể nhanh chóng biết được hồ sơ cần chuẩn bị, nơi tiếp nhận, thời hạn giải quyết cũng như liên kết tới cổng dịch vụ công trực tuyến. Đây được xem là một trong những giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời giảm tải khối lượng công việc cho cán bộ tiếp dân tại bộ phận một cửa.
Để bắt đầu sử dụng, người dân chỉ cần mở ứng dụng Zalo trên điện thoại, bảo đảm đã cập nhật phiên bản mới nhất và đăng nhập bằng số điện thoại cá nhân.
Tại giao diện chính, thao tác tìm kiếm giúp người dùng nhanh chóng tiếp cận tài khoản chính thức của các cơ quan hành chính. Người dùng có thể gõ các từ khóa như “trợ lý ảo thủ tục hành chính”, “dịch vụ công trực tuyến” hoặc nhập tên địa phương kèm theo cụm từ “dịch vụ công”.
Kết quả hiển thị sẽ cho phép lựa chọn tài khoản chính thức có dấu xác thực màu xanh. Khi đã quan tâm tài khoản này, người dân có thể bắt đầu trò chuyện trực tiếp với trợ lý ảo.
Trong quá trình sử dụng, người dân chỉ cần đặt câu hỏi tự nhiên, không nhất thiết theo mẫu câu cứng nhắc. Ví dụ, có thể gõ “thủ tục cấp căn cước công dân”, “đăng ký khai sinh cần giấy tờ gì”, hoặc “làm hộ chiếu tại TP.HCM như thế nào”. Hệ thống sẽ phân tích yêu cầu và cung cấp câu trả lời ngay trong khung trò chuyện.
Kết quả gồm tên thủ tục, danh mục hồ sơ, cơ quan tiếp nhận, thời hạn xử lý và phí, lệ phí nếu có. Ngoài ra, nhiều địa phương còn tích hợp liên kết dẫn tới cổng dịch vụ công, tạo điều kiện để người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến mà không cần đến trực tiếp trụ sở.
Một điểm thuận lợi khác là trợ lý ảo AI trên Zalo được thiết kế nhằm phục vụ liên tục, không phụ thuộc thời gian làm việc hành chính. Người dân có thể tra cứu bất cứ lúc nào, kể cả ngoài giờ hoặc ngày nghỉ, buổi tối.
Đây là yếu tố góp phần nâng cao mức độ hài lòng của người dân, vì thủ tục hành chính vốn thường gắn liền với thời gian chờ đợi và việc phải trực tiếp đến cơ quan công quyền. Sự hỗ trợ của công nghệ giúp tiết kiệm chi phí đi lại, giảm áp lực cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, đồng thời tăng tính minh bạch khi toàn bộ thông tin được chuẩn hóa và cập nhật thường xuyên.
Không chỉ dừng lại ở việc tra cứu, một số địa phương còn triển khai thêm chức năng tra cứu tình trạng hồ sơ. Khi đã nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp, người dân chỉ cần nhập mã số biên nhận, hệ thống sẽ phản hồi về tình trạng xử lý như “đã tiếp nhận”, “đang giải quyết” hoặc “đã có kết quả”.
Kết quả giải quyết cũng có thể được gửi trực tiếp đến người dân qua tin nhắn Zalo, giúp hạn chế tình trạng phải liên hệ nhiều lần hoặc đi lại để hỏi thông tin.
Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo vào dịch vụ công trên nền tảng Zalo không chỉ mang lại sự tiện lợi cho người dân mà còn giúp chính quyền địa phương nâng cao hiệu quả quản lý. Các câu hỏi thường gặp được hệ thống tự động giải đáp, từ đó giảm số lượng yêu cầu lặp lại và cho phép cán bộ hành chính tập trung vào những hồ sơ phức tạp hơn.
Thêm vào đó, dữ liệu thống kê từ quá trình tra cứu có thể được sử dụng để phân tích nhu cầu thực tế, hỗ trợ cơ quan quản lý trong việc hoạch định chính sách hoặc cải thiện quy trình phục vụ.
Thực tế triển khai tại nhiều tỉnh thành cho thấy mức độ quan tâm và sử dụng dịch vụ này đang ngày càng tăng. Người dân, đặc biệt là nhóm trẻ tuổi quen sử dụng điện thoại thông minh, đánh giá cao sự thuận tiện và tính nhanh chóng của hình thức tra cứu trực tuyến.
Bên cạnh đó, các nhóm người cao tuổi hoặc ít quen công nghệ cũng có thể dễ dàng tiếp cận do giao diện Zalo thân thiện, ngôn ngữ đơn giản và hỗ trợ bằng tiếng Việt. Sự phổ biến của ứng dụng Zalo tại Việt Nam, đang có hàng chục triệu người dùng, là một lợi thế quan trọng để công nghệ này nhanh chóng lan tỏa.
Trong bối cảnh chương trình chuyển đổi số quốc gia đang được triển khai mạnh mẽ, việc sử dụng trợ lý ảo AI trên Zalo để tra cứu thủ tục hành chính được xem là bước tiến quan trọng.
Nó không chỉ giúp người dân tiếp cận dịch vụ công thuận lợi hơn mà còn góp phần hiện đại hóa nền hành chính, xây dựng môi trường minh bạch và thân thiện. Đây cũng là minh chứng cho việc công nghệ có thể trở thành cầu nối giữa chính quyền và người dân, hướng tới mục tiêu phục vụ tốt hơn, tiết kiệm hơn và hiệu quả hơn.
