Doanh nghiệp cần sử dụng chữ kí điện tử sao cho an toàn và hiệu quả?
Trong hành trình xây dựng doanh nghiệp không giấy tờ, chữ kí điện tử không chỉ giúp rút ngắn thời gian kí kết hay giảm chi phí lưu trữ. Đằng sau một thao tác xác nhận trên màn hình là những câu hỏi về giá trị pháp lí, khả năng xác thực và trách nhiệm bảo vệ dữ liệu.
Tại hội thảo “Doanh nghiệp không giấy tờ: Tầm nhìn lãnh đạo trên hành trình chuyển đổi số”, luật sư Lưu Xuân Vĩnh, Luật sư Sáng lập và Điều hành Asia Legal, lưu ý rằng doanh nghiệp cần hiểu đúng bản chất của từng hình thức chữ kí điện tử trước khi đưa vào sử dụng.
Từ hợp đồng giấy đến những giao dịch không cần gặp mặt
Trong hoạt động kinh doanh, một đơn hàng có thể được xác nhận qua email, hợp đồng được gửi dưới dạng tệp PDF, còn quá trình phê duyệt có thể diễn ra trên một nền tảng trực tuyến. Những thao tác vốn trước đây gắn với giấy tờ, chữ kí tay và con dấu đang dần chuyển sang môi trường điện tử.
Tuy nhiên, khi giao dịch diễn ra trên không gian số, câu hỏi đặt ra không đơn thuần là làm thế nào để kí nhanh hơn, mà còn là làm sao chứng minh được ai đã đồng ý, đồng ý với nội dung gì và sự đồng ý ấy có thể được xác thực khi phát sinh tranh chấp hay không.
Để minh họa, luật sư Lưu Xuân Vĩnh đưa ra ba tình huống: người mua bấm nút đồng ý và nhập mã OTP trên cổng đặt hàng; nhân viên gửi email từ hộp thư công ty với nội dung “OK, chốt đơn này”; hoặc một tệp PDF có hình ảnh chữ kí và con dấu được gửi qua email hay Zalo. Ông đề nghị người tham dự cân nhắc cách nào bảo đảm an toàn và bảo mật nhất.
Ba tình huống cho thấy giao dịch điện tử không chỉ tồn tại dưới hình thức kí bằng một công cụ chuyên dụng. Trên thực tế, sự đồng thuận có thể được thể hiện bằng nhiều phương thức khác nhau. Nhưng mức độ thuận tiện không đồng nghĩa với mức độ an toàn, và một hình ảnh chữ kí được chèn vào văn bản cũng không tự động chứng minh được người có tên trên chữ kí đã thực sự kí tài liệu đó.
Theo luật sư, cần nhìn nhận giao dịch trong tổng thể bối cảnh hình thành, cách thức xác nhận và khả năng kiểm chứng. Một email chốt đơn có thể là chứng cứ thể hiện sự đồng ý trong một giao dịch cụ thể, nhưng doanh nghiệp vẫn cần xem xét người gửi có đúng thẩm quyền hay không, nội dung trao đổi có rõ ràng không và thông tin có đủ để xác định giao dịch hay không.
Vì vậy, chuyển đổi số không đơn giản là thay tờ giấy bằng một tệp điện tử. Điều quan trọng là xây dựng được quy trình để các bước đề nghị, phê duyệt, xác nhận và lưu trữ đều có thể được kiểm tra khi cần thiết.
Không phải mọi hình thức chữ kí điện tử đều giống nhau
Một điểm được luật sư Lưu Xuân Vĩnh nhấn mạnh là doanh nghiệp cần phân biệt giữa các hình thức chữ kí điện tử, thay vì xem tất cả những thao tác xác nhận trên môi trường số đều có giá trị và mức độ bảo đảm như nhau.
Ông giải thích về cấp độ cơ bản: “Chữ kí điện tử thông thường vẫn có giá trị, vẫn được coi là thể hiện sự đồng ý của chủ thể khi giao kết hợp đồng”. Đây là điểm đáng chú ý đối với các doanh nghiệp đang sử dụng email, nền tảng đặt hàng hoặc những phương thức xác nhận điện tử trong hoạt động thường ngày.
Tuy nhiên, chữ kí điện tử thông thường khác với chữ kí điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn và chữ kí số công cộng. Theo phần trình bày của luật sư, chữ kí điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn được tổ chức thiết lập để phục vụ nhu cầu của mình và phải đáp ứng yêu cầu về bảo đảm an toàn theo quy định. Ông cho biết loại chữ kí này có giá trị tương đương chữ kí tay khi đáp ứng các điều kiện pháp luật liên quan.
Đối với chữ kí số công cộng, doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp đáp ứng những điều kiện pháp luật quy định. Đây là loại hình được ứng dụng trong nhiều giao dịch với cơ quan nhà nước, chẳng hạn kê khai thuế và bảo hiểm. Dù vậy, không phải mọi giao dịch của doanh nghiệp đều mặc nhiên phải sử dụng cùng một hình thức chữ kí. Việc lựa chọn cần dựa trên loại giao dịch, yêu cầu pháp lí, mức độ rủi ro và quy trình quản trị nội bộ.
Khung pháp lí là yếu tố không thể bỏ qua. Luật Giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 1/7/2024, tạo nền tảng pháp lí cho giao dịch điện tử, thông điệp dữ liệu, chữ kí điện tử và hợp đồng điện tử. Bên cạnh đó, Nghị định 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ kí điện tử và dịch vụ tin cậy cũng là văn bản doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng quy trình kí kết.
Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cũng cần được xem xét kỹ, nhất là khi doanh nghiệp sử dụng chữ kí số từ nước ngoài. Chữ kí số của nhà cung cấp nước ngoài không mặc nhiên có giá trị pháp lí tại Việt Nam chỉ vì được sử dụng rộng rãi ở thị trường khác; việc công nhận còn phụ thuộc vào các điều kiện pháp luật áp dụng.
Bởi vậy, câu hỏi doanh nghiệp cần đặt ra không chỉ là “kí bằng cách nào cho nhanh”, mà còn là hình thức kí đó có phù hợp với giao dịch cụ thể hay không, có đáp ứng yêu cầu pháp lí hay không và khi phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp có đủ căn cứ để chứng minh quá trình giao kết hay không.
Niềm tin số cần được xây dựng bằng cả pháp lí lẫn bảo mật
Nếu chỉ chú trọng tốc độ kí kết, doanh nghiệp có thể bỏ qua một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi số: bảo vệ dữ liệu và kiểm soát rủi ro. Khi hợp đồng, thông tin nhân sự và hồ sơ nội bộ được đưa lên môi trường điện tử, lượng dữ liệu được lưu trữ, chia sẻ và xử lí cũng tăng lên.
Luật sư Lưu Xuân Vĩnh lưu ý rằng doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề bảo mật dữ liệu cá nhân, đặc biệt khi số hóa hợp đồng lao động và xử lí khối lượng lớn thông tin của người lao động. Những dữ liệu này không chỉ cần được lưu trữ thuận tiện mà còn phải được quản lí theo quy trình phù hợp, hạn chế truy cập không cần thiết và tránh nguy cơ bị sử dụng sai mục đích.
Với chữ kí điện tử, khả năng xác thực người kí và kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Một quy trình tốt cần làm rõ ai có quyền kí, ai được phê duyệt, tài liệu nào đã được xác nhận và hồ sơ được lưu trữ ra sao. Doanh nghiệp cũng cần có quy định về phân quyền truy cập, quản lí tài khoản và xử lí khi xảy ra sự cố.
Điều đó có nghĩa là lựa chọn công nghệ chỉ là một phần của bài toán. Nếu quy trình nội bộ thiếu chặt chẽ, quyền kí được cấp quá rộng hoặc nhân viên không được hướng dẫn đầy đủ, ngay cả công cụ hiện đại cũng khó loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Ngược lại, khi công nghệ được đặt trong một hệ thống quản trị rõ ràng, doanh nghiệp có thể vừa nâng cao hiệu quả vận hành vừa tăng khả năng kiểm soát giao dịch.
Hành trình xây dựng doanh nghiệp không giấy tờ vì thế không nên được đánh giá chỉ bằng số lượng văn bản đã chuyển sang định dạng điện tử hay thời gian tiết kiệm được trong mỗi lần kí. Giá trị thực sự nằm ở khả năng tổ chức giao dịch nhanh hơn nhưng vẫn bảo đảm tính xác thực, tuân thủ pháp luật và bảo vệ thông tin.
Thông điệp từ phần trình bày của luật sư Lưu Xuân Vĩnh là doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kí phù hợp với từng nhu cầu, đồng thời xây dựng quy trình kiểm chứng và bảo mật tương ứng. Trong môi trường kinh doanh số, một cú nhấp chuột có thể hoàn tất giao dịch, nhưng để giao dịch ấy tạo dựng được niềm tin, phía sau nó phải là nền tảng pháp lí và quản trị đủ vững chắc.