Chuyên gia chỉ 3 cách tận dụng ChatGPT để làm bảng tính Excel
Theo chia sẻ của cây viết công nghệ Brian Westover trên PCMag, ChatGPT đang trở thành một “trợ lý bảng tính” hiệu quả, giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian làm việc mà không cần đến các phần mềm chuyên biệt hay tiện ích trả phí.
Biến mọi dữ liệu thành bảng tính chỉ trong vài phút
Theo cây viết công nghệ Brian Westover trên PCMag, một trong những ứng dụng hữu ích nhất của AI là chuyển đổi dữ liệu từ nhiều định dạng khác nhau sang dạng bảng có cấu trúc. Thay vì ngồi nhập liệu thủ công từ PDF, văn bản, hình ảnh hoặc website, người dùng chỉ cần tải dữ liệu lên ChatGPT và yêu cầu hệ thống sắp xếp thành bảng theo mong muốn.
Ví dụ, khi cần tổng hợp thực đơn nhà hàng, danh sách sản phẩm hay dữ liệu nghiên cứu thị trường, AI có thể tự động tách thông tin, phân loại cột dữ liệu và xuất ra định dạng phù hợp để đưa vào Excel hoặc Google Sheets.
Không chỉ dừng ở bảng thông thường, AI còn có thể xuất dữ liệu dưới dạng CSV, JSON hoặc XML, giúp việc xử lý khối lượng lớn thông tin trở nên đơn giản hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.
Viết công thức Excel bằng ngôn ngữ tự nhiên
Một trong những rào cản lớn nhất đối với người dùng bảng tính là hệ thống hàm và công thức. Những hàm như VLOOKUP, INDEX, MATCH, REGEX hay IMPORTXML thường khiến người dùng phổ thông gặp khó khăn. Tuy nhiên, với AI, người dùng chỉ cần mô tả nhu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên. Chẳng hạn, thay vì phải tự viết công thức, người dùng có thể nhập yêu cầu như: “Tìm địa chỉ email trùng lặp trong cột A” hoặc “Tính tổng doanh thu theo từng tháng”, AI sẽ tạo ra công thức hoàn chỉnh để sao chép vào bảng tính.
Ngoài khả năng tạo công thức mới, AI còn hỗ trợ giải thích từng thành phần trong một công thức phức tạp, giúp người dùng hiểu cách hoạt động thay vì chỉ sao chép và sử dụng.
Đây được xem là lợi thế lớn đối với những người làm kế toán, kinh doanh, marketing hoặc phân tích dữ liệu nhưng không có nền tảng chuyên sâu về Excel.
Trở thành “gia sư Excel” cá nhân
Không chỉ hỗ trợ xử lý dữ liệu, AI còn đang đóng vai trò như một công cụ đào tạo cá nhân hóa. Thay vì xem các video hướng dẫn dài hàng giờ hoặc tìm kiếm trên diễn đàn, người dùng có thể đặt câu hỏi trực tiếp cho chatbot và nhận được hướng dẫn chi tiết theo từng bước.
Các tính năng nâng cao như Pivot Table, Macro, App Script, VLOOKUP hay IMPORTXML có thể được giải thích theo trình độ của từng người dùng. Nếu chưa hiểu, người dùng tiếp tục đặt câu hỏi và AI sẽ điều chỉnh cách giải thích phù hợp hơn.
Điểm khác biệt là chatbot có thể tạo ra lộ trình học tập riêng, bám sát nhu cầu thực tế của từng công việc thay vì cung cấp kiến thức chung chung.
AI đang biến bảng tính thành công cụ dễ tiếp cận hơn
Sự kết hợp giữa AI và các ứng dụng bảng tính được đánh giá là một trong những thay đổi đáng chú ý nhất trong môi trường làm việc số hiện nay.
Từ việc nhập liệu, phân tích dữ liệu đến học các kỹ năng nâng cao, AI đang giúp giảm đáng kể rào cản kỹ thuật vốn khiến nhiều người e ngại Excel và Google Sheets.
Không chỉ phục vụ công việc văn phòng, các công cụ AI còn có thể hỗ trợ xây dựng bảng quản lý chi tiêu gia đình, theo dõi học tập, lập kế hoạch mua sắm, quản lý dự án cá nhân hoặc tính toán chi phí sửa chữa, xây dựng.
Khi các mô hình AI ngày càng mạnh hơn, khoảng cách giữa người dùng phổ thông và những công cụ xử lý dữ liệu chuyên nghiệp đang dần được thu hẹp. Điều này mở ra cơ hội để nhiều người khai thác sức mạnh của bảng tính mà trước đây chỉ dành cho những người có kỹ năng chuyên môn cao.
