Các công đoạn quan trọng trong công tác thông tin tư liệu

Những yêu cầu này thay đổi tùy theo lĩnh vực, tình trạng của tri thức và đối tượng người dùng tin, nhưng chúng có một nét chung là các thông tin nhận được phải thích hợp và kịp thời.

Điều đó đòi hỏi công tác thông tin tư liệu phải thực hiện một loạt các công đoạn có cấu trúc một cách hợp lý mà người ta gọi là dây chuyền thông tin tư liệu (chaine documentaire).

Dây chuyển thông tin tư liệu bao gồm các công đoạn sau đây: Đầu tiên là Chọn lọc và bổ sung; tiếp đó là Mô tả thư mục; Mô tả nội dung; Lưu trữ và bảo quản và cuối cùng là Tìm và phổ biến thông tin.

Tính đa dạng và phức tạp của các công đoạn liên tiếp mà việc xử lý thông tin đặt ra trong dây chuyền thông tin tư liệu nói lên rằng khoa học thông tin là một khoa học đa ngành ở trình độ cao. Dưới đây là một số nét tổng quát về các công đoạn đó.

Chọn lọc và bổ sung

Là bước đầu tiên của dây chuyền tư liệu, chọn lọc và bổ sung cho phép ta xây dựng và nuôi dưỡng vốn tư liệu của một đơn vị thông tin. Nó gồm các bước sau: thăm dò nguồn tài liệu, lựa chọn tài liệu và làm các thủ tục bổ sung tài liệu.

Việc chọn lọc phải dựa trên nhiều nguồn khác nhau: các ấn phẩm thương mại, các tủ phiếu và mục lục, thư mục quốc gia và thư mục các loại. Đối với các tài liệu không công bố, người cán bộ tư liệu cần phải nắm bắt được các hoạt động của các cơ quan, tổ chức khoa học và tổ chức mạng lưới trao đổi.

Việc chọn lọc và bổ sung không thể làm tùy tiện mà phải tuân theo một chính sách liên quan chặt chẽ đến lợi ích và mục tiêu của đơn vị thông tin.

Mô tả thư mục

Tiếp theo việc bổ sung tài liệu là những công đoạn giúp ta kiểm tra và tìm được ngay tài liệu khi cần thiết. Đó là mô tả thư mục.

Mục đích của mô tả thư mục là lập một phiếu cho tài liệu, trên đó ghi những đặc trưng bên ngoài của tài liệu: tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, nhà xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản v.v...

Mô tả thư mục cung cấp cho ta một cách biểu diễn tài liệu duy nhất, không mơ hồ. Nó giúp ta dễ dàng kiểm tra, định vị và tìm kiếm tài liệu.

Để đáp ứng với yêu cầu hợp tác và giao lưu thông tin quốc tế, năm 1960 với sự cố gắng của cơ quan tiêu chuẩn quốc tế ISO, quy tắc mô tả thư mục quốc tế ISBD được biên soạn.

Ngày nay quy tắc này được sử dụng ở nhiều nước tạo điều kiện cho việc trao đổi quốc tế các ấn phẩm thông tin thư mục. Trong các nước nói tiếng Anh người ta sử dụng quy tắc mô tả thư mục Anh - Mỹ AACR, được xây dựng trên cơ sở của ISBD nhưng chi tiết và sâu sắc hơn.

Mô tả nội dung

Việc mô tả nội dung tài liệu, còn gọi là phân tích tài liệu, có nhiệm vụ mô tả những thông tin có trong tài liệu, thể hiện nó bằng một hình thức trình bày mà hệ thống thông tin sử dụng.

Điều gì sẽ xảy ra nếu người ta dùng ngôn ngữ tự nhiên để mô tả nội dung tài liệu. Người ta sẽ không nắm được thực chất nội dung tài liệu do tính mơ hồ, phong phú, đa nghĩa của ngôn ngữ tự nhiên.

Để khắc phục những khó khăn về mặt ngữ nghĩa, người ta dùng ngôn ngữ tư liệu để mô tả nội dung tài liệu. Đó là ngôn ngữ nhân tạo, trong đó mỗi thuật ngữ có một ý nghĩa duy nhất đối với tất cả những ai sử dụng nó.

Tùy theo từng trường hợp, việc mô tả nội dung tài liệu được thực hiện ở các mức độ khác nhau.

Ở mức độ sơ cấp nhất, người ta tiến hành phân loại tài liệu. Ở đây người ta xác định chủ đề chính của tài liệu và thể hiện bằng một thuật ngữ thích hợp của ngôn ngữ tư liệu (khung phân loại). Mục đích của phân loại là sắp xếp thông tin thành một số ít các lớp để tổ chức các bộ phiếu và tổ chức kho, giúp cho việc tìm tài liệu theo nội dung một cách nhanh chóng và chính xác.

Ở mức độ sâu sắc hơn, việc mô tả nội dung tài liệu được thực hiện bằng cách đánh chỉ số, hay còn gọi là định từ khoá tài liệu. Nó bao gồm việc xác định những khái niệm và nội dung mà tài liệu đề cập tới và thể hiện bằng một số thuật ngữ của ngôn ngữ tư liệu. Nhờ đó ta có thể lưu trữ thông tin và trả lời câu hỏi của người dùng tin.

Mức độ cao hơn là cô đọng nội dung tài liệu bằng một bản tóm tắt với độ dài thay đổi, tùy theo trình độ phân tích và giá trị của tài liệu được sử dụng. Tóm tắt có lợi ích kép là dễ ghi nhớ, rút gọn thời gian tra cứu tài liệu và cho phép người dùng tin dễ hình dung ra nội dung chứa trong tài liệu.

Lưu trữ và bảo quản

Sau bước mô tả thư mục, mô tả nội dung, mỗi tài liệu cùng những thông tin mà nó chứa trong đó được biểu diễn bằng một chỉ dẫn (notice) cho phép ta có thể lưu trữ các thông tin chứa trong tài liệu, tức là đưa nó vào các công cụ cất giữ và tìm kiếm của hệ thống. Đó là: Các bộ phiếu truyền thống hay mục lục (phương tiện thủ công); Các bộ phiếu lỗ mép, phiếu lỗ soi (phương tiện bán tự động); Các băng từ, đĩa từ, đĩa quang (phương tiện tự động hóa).

Tài liệu gốc được bảo quản trong kho. Ở đây các tài liệu được sắp xếp vào một vị trí xác định. Tùy theo yêu cầu sử dụng, người ta có thể sắp xếp theo loại hình tài liệu, theo kích cỡ của tài liệu, theo chủ đề (sắp xếp theo hệ thống) hoặc theo thứ tự nhập của tài liệu (sắp xếp theo thời gian)

Việc sắp xếp cho phép biết được tài liệu mà người ta yêu cầu ở đâu. Một hệ thống định vị được gắn trên tài liệu (cote) cho phép ta xác định vị trí của tài liệu trong kho.

Các tài liệu, ít nhất là các tài liệu văn bản, có thể được cất giữ ở trạng thái gốc của nó hay dưới dạng thu gọn (microforme). Việc ghi tài liệu trên các vi phim và vi phiếu ngày càng phổ biến. Lợi ích của nó là tiết kiệm được diện tích kho (thể tích tài liệu giảm đến 90%), trọng lượng không đáng kể, dễ nhân bản và phân phối tài liệu.

Tìm và phổ biến thông tin

Chính nhờ việc lưu trữ thông tin mà người ta có thể tiến hành được việc tìm kiếm thông tin. Tìm tin và hệ quả tiếp theo là phổ biến các thông tin tìm được là nhiệm vụ cơ bản của các dịch vụ thông tin, phục vụ yêu cầu của người dùng tin. Đó cũng chính là lý do tồn tại của các cơ quan thông tin.

Tìm tin hay tra cứu tin là tập hợp các công đoạn có mục đích cung cấp cho người dùng tin những chỉ dẫn và thông tin trả lời cho câu hỏi đột xuất hay thường xuyên của họ.

Các dịch vụ tra cứu tin là dịch vụ cơ bản của các đơn vị thông tin, nó giúp người dùng tin có thể sử dụng tốt nhất vốn tư liệu hiện có nhằm thoả mãn yêu cầu thông tin của họ. Các ấn phẩm thư mục, mục lục, tóm tắt, chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu on-line và đa phương tiện là các công cụ giúp người dùng tin có thể tiếp cận các nguồn thông tin.

Dù bằng thủ công (trên các bộ phiếu) hay bằng tự động hoá (trên các máy tính điện tử), việc tìm tin có hai dạng cơ bản là tìm tin hồi cố và tìm tin chọn lọc. Cụ thể: Tìm tin hồi cố là tìm các tài liệu trả lời các câu hỏi về các tài liệu hiện có, dựa trên cơ sở của kho tài liệu; Tìm tin có chọn lọc là tìm các thông tin cần thiết phục vụ cho các cán bộ chuyên môn theo yêu cầu thường xuyên của họ.

Các sản phẩm thông tin cung cấp cho người dùng tin có thể ở nhiều dạng khác nhau: các tài liệu gốc, các bản tra cứu, các thông tin trích dẫn, các ấn phẩm thông tin, các cơ sở dữ liệu (CSDL)... Các hình thức phân phối thông tin cũng đa dạng: thường xuyên hay đột xuất, tại chỗ hay tại nhà, cá nhân hay tập thể.

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, hầu hết các công việc trên đây của dây chuyền thông tin tư liệu đều có thể thực hiện một cách tự động bằng máy tính điện tử.