Tài liệu tra cứu và sự ra đời của mục lục

Có nhiều loại tài liệu tra cứu tương ứng với các yêu cầu khác nhau. Đặc điểm chung của các tài liệu tra cứu: Đó là các tài liệu cấp hai, được biên tập từ tài liệu gốc. Nó không chứa những tri thức mới mà chỉ sắp xếp lại các tri thức đã có. Đáng chú ý trong số đó có thư mục và mục lục, được coi như bản đồ chỉ dẫn đến các tài liệu.

Thư mục

Thư mục là bản liệt kê đầy đủ hay có chọn lọc các tài liệu về một chủ đề nào đó hay liệt kê định kỳ các tài liệu mới. Trên đó ghi các thông tin về các đặc trưng bên ngoài của tài liệu như: tên tác giả, tên tài liệu, nguồn gốc và dạng của tài liệu, ngôn ngữ, các yếu tố xuất bản... Có nhiều loại thư mục: thư mục quốc gia, thư mục chuyên ngành, thư mục các ấn phẩm định kỳ...

Thư mục quốc gia thường do thư viện quốc gia biên soạn, đó là danh sách các ấn phẩm, văn bản hay không văn bản, được xuất bản trong một nước mà thư viện quốc gia nhận được theo luật lưu chiểu. Thư mục quốc gia được xuất bản theo định kỳ, một tuần, một tháng hay ba tháng một lần. Ở các nước có số lượng xuất bản phẩm lớn, thư mục quốc gia được biên tập và lưu trữ trong máy tính điện tử dưới dạng các cơ sở dữ liệu thư mục.

Mục đích của thư mục quốc gia là cho phép người dùng tin thường xuyên nắm bắt được nguồn tài liệu xuất bản của một quốc gia, đồng thời phục vụ cho việc tìm tin hồi cố.

Thư mục chuyên ngành trình bày các tài liệu về một chủ để xác định. Chúng tập hợp tất cả các loại tài liệu như: sách, tạp chí, luận án, bằng phát minh sáng chế, tài liệu hội nghị... liên quan đến một chủ đề, được xuất bản ở nhiều nước, bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Thư mục các bài báo của các ấn phẩm định kỳ nói chung là thư mục chuyên ngành. Chúng tập hợp các bài báo đăng trong các ấn phẩm định kỳ, có nội dung đề cập đến một chủ để xác định.

Để phục vụ cho việc lưu trữ thông tin và tìm tin, nội dung của các thư mục này có thể có cả bản tóm tắt, chú giải và tập các từ khoá mô tả nội dung tài liệu. Chúng có thể sắp xếp theo vần chữ cái, theo hệ thống phân loại hay theo thứ tự nhập của tài liệu. Khi đó ta có thể tiếp cận các tài liệu theo tác giả, theo chủ đề, theo các yếu tố xuất bản, theo từ khoá hay theo loại hình tài liệu.

Mục lục

Nhờ các chỉ dẫn thư mục người ta có thể mô tả tài liệu trên một phiếu theo một quy tắc nhất định, gọi là phiếu mục lục. Phiếu mục lục xác định vị trí của tài liệu trong kho. Mỗi tài liệu trong đơn vị thông tin đều phải được mô tả trong phiếu mục lục của nó.

Mục lục là tập hợp các phiếu mục lục của tất cả các tài liệu có trong một đơn vị thông tin, được trình bày theo một quy tắc nhất định.

Mục lục có thể được sắp xếp theo vần chữ cái, theo hệ thống của khung phân loại hay theo thứ tự nhập của tài liệu.

Hệ thống mục lục giúp cho việc quản lý vốn tài liệu và xác định vị trí của tài liệu trong kho. Đó là công cụ tra cứu quan trọng bậc nhất trong các thư viện truyền thống.

Các phiếu mục lục có thể tập hợp và in trong một ấn phẩm mục lục để phân phối cho các đơn vị thông tin và tạo thuận lợi cho việc tìm tài liệu của người dùng tin.

Trong các thư viện truyền thống có nhiều loại mục lục, có mục lục tác giả, mục lục chủ đề hệ thống, mục lục chủ đề chữ cái, mục lục xếp kho...

Mục lục của các ấn phẩm định kỳ thường được thực hiện trên các phiếu đặc biệt, gọi là Kardex, cho phép theo dõi các số liên tiếp của ấn phẩm. Các đơn vị thông tin thường có thư mục riêng cho loại tài liệu này và chúng thường được quản lý một cách tự động.

Mục lục liên hợp là tập các mục lục của nhiều thư viện. Các mục lục liên hợp thường được tổ chức theo chủ đề hay theo loại hình tài liệu và thường được xuất bản dưới dạng một tuyển tập với sự tham gia của các đơn vị thành viên. Ví dụ The National Union Catalog là mục lục liên hợp về sách của Thư viện Quốc hội Mỹ và các thư viện của nước này.

Các catalog thương mại và công nghiệp chính là mục lục về các sản phẩm của một đơn vị sản xuất. Chúng thường mộ tả tóm tắt về các đặc tính của sản phẩm và cung cấp các thông tin cần thiết về sản phẩm đó.

Sau này, với việc phát triển ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin - thư viện, mục lục có thể trình bày dưới dạng đọc được bằng máy và từ đó hình thành khái niệm mục lục đọc được bằng máy (machine readable catalog). Mục lục đọc được bằng máy lưu trữ trong các CSDL thư mục. Từ các CSDL này người ta có thể in ra các loại phiếu mục lục khác nhau một cách tự động, nhờ các format in mà người sử dụng có thể tạo ra.