Vai trò của từ điển và bách khoa toàn thư

Chúng là tài liệu chỉ dẫn đến các ý tưởng hay các từ chuyên môn; Các bản danh mục tra cứu, nó chỉ dẫn đến các tên, các địa chỉ và các thông tin thường thức.

Ngoài ra còn có danh mục của các tài liệu tra cứu như: danh mục các tài liệu tra cứu trong năm, thư mục của các thư mục, chỉ dẫn về các bách khoa toàn thư hiện có...

Từ điển

Từ điển là tài liệu dùng để tra cứu các thuật ngữ, các tên gọi. Có nhiều loại từ điển khác nhau.

Từ điển của một ngôn ngữ là bộ sưu tập các từ của một ngôn ngữ, được sắp xếp theo vần chữ cái và được giải thích bằng chính ngôn ngữ ấy. Ví dụ: Oxford English Dictionnary là bộ từ điển nổi tiếng của Anh gồm 20 tập (năm 1989), bộ từ điển Le Grand Robert nổi tiếng của Pháp gồm 9 tập đều là từ điển của một ngôn ngữ.

Từ điển song ngữ hay đa ngôn ngữ là bộ sưu tập các từ của một ngôn ngữ và được dịch sang một hay nhiều ngôn ngữ khác.

Từ điển tiểu sử trình bày vắn tắt cuộc đời và sự nghiệp của các nhân vật nổi tiếng. Ví dụ: International world who's who, Who's who in data processing, Who's who in Africa...

Từ điển tiểu sử dùng để kiểm tra tên của các nhân vật và xác định xem đó có thể là nguồn thông tin về một vấn đề nào đó hay không.

Bách khoa toàn thư

Bách khoa toàn thư trình bày dưới dạng các bài viết ngắn hiện trạng tri thức của nhân loại về tất cả các lĩnh vực (Bách khoa toàn thư phổ dụng) hoặc về một chủ đề nào đó (Bách khoa toàn thư chuyên ngành).

Trong bách khoa toàn thư các chủ đề được biên tập và sắp xếp theo vần chữ cái. Tuy nhiên cũng có bách khoa toàn thư sắp xếp các chủ đề theo hệ thống của một khung phân loại.

Bách khoa toàn thư khác từ điển ở chỗ nó không chứa tất cả các từ hay khái niệm của một ngôn ngữ trên tất cả các lĩnh vực hay một chủ đề cho trước, mà là sự chọn lọc các đề mục thiết yếu và được tổ chức biên tập một cách kỹ lưỡng bởi các chuyên gia đầu ngành. Người ta sử dụng bách khoa toàn thư để tra cứu nội dung của các thuật ngữ cũng như các vấn đề cần nghiên cứu.

Còn có các cẩm nang kỹ thuật tập hợp các dữ liệu về một lĩnh vực khoa học như Chemical engineer's handbook hay Standard handbook for civil engineers.

Sau này với sự phát triển của công nghệ CD-ROM, nhiều bách khoa toàn thư hàng chục tập có thể lưu trữ trong một đĩa CD-ROM, với thông tin được trình bày rất sinh động dưới dạng chữ viết, âm thanh, hình ảnh tĩnh và động và khả năng truy cập rất thuận lợi và linh hoạt.

Ví dụ: Từ điển bách khoa Encarta CD của hãng Microsoft là một bách khoa toàn thư lưu trữ thông tin đa phương tiện, với 30.000 bài mục, có bài mục dài tới 3000 từ, được trình bày thẩm mỹ và truy cập rất thuận lợi. Encarta CD chứa hàng nghìn tranh ảnh màu và những chuỗi âm thanh nếu được nối lại sẽ dài tới chín tiếng đồng hồ. Từ điển bách khoa Britanica của Anh được xuất bản lần thứ nhất năm 1768, lần xuất bản gần đây nhất gồm 32 tập lớn, do bốn ngàn học giả thuộc hơn một trăm quốc gia biên soạn, cũng đã được ghi trên ba đĩa CD. Britanica CD 99 có 73.000 bài mục, trong đó có hơn 700 bài mục lớn giới thiệu có hệ thống từng chủ đề lớn. Mỗi bài mục lớn thực sự là tập sách 4, 5 chục trang với những thông tin súc tích, hệ thống và rất có giá trị. Ngoài ra Britanica CD còn có 1.200 bản đồ và 85.00 hình ảnh minh hoạ cùng với 1,5 triệu kết nối siêu văn bản (hypertext links) cho phép ta truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Ngày nay, từ điển bách khoa toàn thư trực tuyến Wikipedia là một trong những trang có lượng người truy cập nhiều nhất. Bộ từ điển mở này không chỉ có khối lượng thông tin lớn dễ tra cứu mà còn được trình bày bằng nhiều ngôn ngữ nên trở thành kho tàng kiến thức đọc mãi không hết.

Các danh mục

Các danh mục là các tài liệu tra cứu cung cấp các chỉ dẫn về các cá nhân, các tổ chức, các thông tin thường thức, các tài liệu trong một lĩnh vực cho trước, các sách mới xuất bản. Người ta phân biệt các loại sách tra cứu sau:

Danh mục các sách đã xuất bản, cho biết tên các sách đang có bán trên thị trường. Ví dụ: Les livres disponibres en 1977 tập hợp 220000 tên sách bằng tiếng Pháp xuất bản trong năm 1977 của 43 nước;

Danh mục các sách sắp xuất bản, cho phép biết những sách sẽ xuất bản trên một chủ đề nào đó. Ví dụ: British books in print hay The reference catalog of current literature;

Danh mục các cơ quan, đôi khi còn gọi là niên giám (annuaire), cung cấp địa chỉ và những thông tin nhanh về các cơ quan quốc gia hay quốc tế đang làm việc trên một lĩnh vực. Ví dụ: Repertoire mondial des institutions en sciences sociales/World index of social sciences institutions;

Danh mục các nhân vật, các thành viên của các hiệp hội hay các tổ chức nghề nghiệp, cung cấp tên, địa chỉ của các cá nhân đang hoạt động trong một ngành nào đó, cùng với chuyên môn và chức năng của họ. Nhưng khác với từ điển tiểu sử, nó không giới thiệu cuộc đời và sự nghiệp của họ;

Danh mục các dự án, danh mục các công trình nghiên cứu đang triển khai hay đã hoàn thành, thường do trung tâm quốc gia, các cơ quan tài trợ xuất bản;

Danh mục các luận án đã bảo vệ hay đang tiến hành nghiên cứu, do các viện nghiên cứu hay các trường đại học xuất bản. Cũng có danh mục các luận án trên một lĩnh vực;

Danh mục các hợp đồng về kinh tế hay nghiên cứu thuộc các lĩnh vực khác nhau của các đơn vị trong một quốc gia.