Quy trình và trách nhiệm

Các vị công bộc của dân, những người làm thua lỗ khoảng vài ngàn tỉ tới vài mươi ngàn tỉ đồng, thường tự biện hộ rằng mình đã làm đúng quy trình!

Những cá nhân đó, thay vì bị phạt tù vì thiếu trách nhiệm hay thậm chí vì vi phạm luật pháp hay gian dối, lại được bổ nhiệm vào những vị trí cao hơn một cách đúng quy trình!

Tệ nạn nhức nhối "Con ông cháu cha" thách thức dư luận cũng được tiến hành đúng quy trình!

Các dự án đầu tư không hợp lòng dân và gây nhiều tai họa cho đất nước như Formosa cũng được thẩm định và phê duyệt đúng quy trình!

Quy trình là gì, và người ta có thể nấp sau bức tường quy trình để trốn tránh trách nhiệm được chăng?

Về mặt quản lý, quy trình có thể hiểu một cách đơn giản và tạm đủ nhất là: “một chuỗi các việc được quy định cần tiến hành nhằm tạo ra giá trị cho một mục đích đã xác định”. Định nghĩa này được thấy gần như trong tất cả các tài liệu về quản lý có liên quan tới quy trình.

Mục tiêu đã xác định có thể là:

1) phê duyệt dự án đầu tư

2) tiêu xài nội bộ

3) cung cấp hàng hóa cho khách hàng

4) tuyển dụng nhân viên

5) đề bạt và thăng cấp
…

Nhưng, tại sao cần quy trình?

Bởi vì trong tổ chức mỗi cá nhân làm việc trong một nhóm. Quy trình giúp cá nhân làm việc nhịp nhàng với các cá nhân khác. Quy trình cũng giúp các ban, ngành khác nhau trong sơ đồ tổ chức của một công ty/tổ chức cộng tác và phối hợp nhịp nhàng với nhau.

Quy trình giúp công ty, tổ chức làm việc uyển chuyển hơn. Nhưng quy trình cũng chỉ là một chuỗi các công việc được cấu trúc theo theo trình tự, và thường được mô tả và truyền đạt bằng một Lưu đồ (Flow Chart). Bản thân quy trình và lưu đồ cũng có khả năng chỉ là một bản mô tả chết. Nghĩa là nó không mang lại giá trị như mong ước, hay thậm chí mang lại giá trị âm.

Vậy thì, điều gì khiến quy trình sống động, hữu hiệu?

Một nhà quản trị nổi tiếng của Hoa Kỳ, cựu Ngoại trưởng và Chủ tịch Hội đồng Liên quân Hoa Kỳ, đại tướng Colin Powell, đã nói: “Cơ quan không thể hoàn thành một nhiệm vụ. Kế hoạch cũng không. Các lý thuyết quản trị cũng không hơn gì. Chỉ những con người có năng lực của cơ quan/tổ chức mới hoàn thành được nhiệm vụ” (Khóa huấn luyện : A Leadership Primer Colin Powell. 2002)

Các công ty hay tổ chức đa quốc gia, khi tuyển nhân sự, không đặt việc biết hay đã quen thuộc với cách làm việc theo quy trình là điều quan trọng chính yếu. Biết/quen với cách làm việc theo quy trình chỉ là điều kiện cần ở vòng ngoài. Vận dụng quy trình như thế nào, giải quyết vấn đề như thế nào, năng lực đưa ra các giải pháp hữu hiệu trên mỗi bước của quy trình mới là năng lực mà công ty/tổ chức mong muốn và yêu cầu. Trong số các ứng viên cho vị trí, có nhiều người biết/quen cách làm việc theo quy trình, nhưng chỉ một số rất ít người có năng lực đưa ra các giải pháp hữu hiệu. Đó mới chính là những người có năng lực giúp tổ chức hoàn thành nhiệm vụ, sứ mệnh, đạt mục tiêu mà Colin Powell đề cập tới.

Vậy thì, quy trình, cũng như sơ đồ tổ chức, cũng như lý thuyết quản trị, chỉ là công cụ giúp một nhân viên hoàn thành nhiệm vụ. Điều quan trọng trên tất cả là nhân viên có hoàn thành được nhiệm vụ mà tổ chức giao phó hay không. Hoàn thành nhiệm vụ để đạt được mục tiêu, đó chính là thành quả. Thành quả là cây thước sau cùng đo năng lực và tinh thần trách nhiệm của cá nhân, và công ty, tổ chức dựa vào đó đánh giá nhân viên của mình.

Một số các thất bại lớn mà chúng ta có thể quan sát từ thực tế xuất phát từ sự mơ hồ, lầm lẫn giữa công cụ với thành quả.

Dân chúng cũng vậy, đánh giá viên chức công quyền qua thành quả. Đạo đức xã hội xuống cấp: những người trách nhiệm trong công quyền có liên quan không hoàn thành nhiệm vụ. Những vụ đại án tham nhũng và thất thoát tiền của đất nước rất lớn và rất nhiều, đã liên tục xảy ra, ở mọi cấp độ chính quyền, từ Trung ương tới địa phương, và ở mọi mức độ, từ vài mươi triệu tới vài mươi ngàn tỉ: những người trách nhiệm trong công quyền có liên quan không hoàn thành nhiệm vụ. Hệ thống công quyền thiếu vắng người tài đức, liêm chính trong khi có nhiều khuôn mặt cơ hội và tham nhũng: những người trách nhiệm trong công quyền có liên quan không hoàn thành nhiệm vụ. Rước Formosa vào Việt Nam và Formosa gây ra thảm họa môi trường: những người trách nhiệm trong công quyền có liên quan không hoàn thành nhiệm vụ…

Tất cả các nhiệm vụ, mục tiêu nói trên không được hoàn thành hay không đạt được thì các sứ mạng chính là phát triển kinh tế đất nước, bảo vệ lãnh thổ, bảo vệ các quyền sống cơ bản của dân chúng, bảo vệ quyền tự chủ của tổ quốc cũng có nguy cơ không đạt được.

Các viên chức công quyền không hoàn thành nhiệm vụ như đã nói ở trên, khi núp sau bức tường “quy trình” để trốn tránh trách nhiệm chỉ cho thấy chính họ không đủ bản lãnh và tinh thần trách nhiệm để nhận lấy trách nhiệm về mình khi thành quả quá kém cỏi được phơi bày trước công chúng. Không bức tường “quy trình” nào có thể che lấp được sự yếu kém về năng lực và đạo đức nghề nghiệp của những người ngồi ở vị trí trách nhiệm mà không hoàn thành nhiệm vụ!

Lê Học Lãnh Vân