Tư duy đột phá Kỳ 2: EBT là gì? Tại sao nhóm lại chọn bán tất cả 24 nhà kho?

Tư duy đột phá - Kỳ 1: Vì sao từ sự cố một kho hàng, họ đề nghị bán luôn 20 nhà kho

Trong tuần tiếp theo, Paul đã yêu cầu gặp Cliff nhưng về một công việc khác. Vào cuối buổi họp đó, Paul đã hỏi Cliff khi nào có thể báo cáo lại cho Paul về đề xuất chất xếp hàng. Cliff đã nói anh có thể đưa ra lời giải ngay lúc đó: “Đừng phê duyệt bản đề xuất tự động hóa việc chất xếp hàng!”. Paul đã há hốc miệng trước câu trả lời đó, rồi mấp máy hỏi tiếp trong sự kinh ngạc: “Vậy cậu nói tôi nên làm gì?”.

Cliff trả lời thản nhiên là cứ bán 24 nhà kho và giao hàng trực tiếp từ nhà máy đến khách hàng! Đến lúc này thì Paul cảm thấy thất kinh thật sự, nhưng Cliff đã nhanh chóng giải thích là bán đi tất cả nhà kho là Giải pháp Tương lai, và nó đóng vai trò định hướng để phát triển Giải pháp Sống là bán đi 20 kho bây giờ và giữ lại 4 kho cho các đại lý có sản lượng thấp.

Cliff đề xuất họp vào ngày hôm sau để nhóm dự án có cơ hội giải thích điều gì đã dẫn đến phương án này, và những gì họ đề xuất trong sáu đến mười hai tháng tới để đưa giải pháp đến gần với Giải pháp Tương lai hơn, thậm chí là gần với Giải pháp Tương lai kế tiếp nữa của phương án bốn – là xây dựng liên minh với các nhà phân phối khác.

Chọn được giải pháp đột phá nhờ áp dụng EBT

Cuộc họp ngày hôm sau đã làm cho Paul nắm bắt được tầm vóc và khả năng vận hành của phương án đề xuất và tương lai sẽ như thế nào. Sau đó, Paul đã giao cho Cliff vai trò dẫn dắt một nhóm khác để hoàn thành các kế hoạch cài đặt và triển khai các kế hoạch đó. Nhà kho đầu tiên trong số bốn kho giữ lại đã được thiết lập trong vòng ba tháng để đóng vai trò như bản thử nghiệm cho ba nhà kho còn lại. Sau đó, ba nhà kho còn lại đi vào vận hành trong vòng một tháng sau khi đã sửa một số lỗi.

Việc bán các nhà kho được thực hiện trên cơ sở thử nghiệm trước, sau đó triển khai đồng loạt khi hệ thống giao hàng trực tiếp được cài đặt và điều chỉnh cho mỗi cơ sở sản xuất, với những người đã được mời từ mỗi cơ sở để xử lý những vấn đề có tính Độc đáo trong cơ sở của họ. Thêm vào đó, qua tám tháng làm việc để xây dựng chi tiết, sắp xếp việc vận hành cho bốn nhà kho giữ lại, cài đặt các hệ thống giao hàng trực tiếp và bán 20 nhà kho thì nhóm thứ hai này đã bắt đầu xem xét khả năng bán cả bốn kho còn lại để thuận lợi cho việc liên minh/hợp tác với các công ty khác trong việc phân phối sản phẩm đến các đại lý.

Các hệ thống đã hoạt động rất tốt khi được cài đặt cho bốn nhà kho còn lại và các nhà máy, mặc dù mỗi cơ sở lại cần các phiên bản ứng dụng của riêng mình. Kết quả tài chính và tăng năng suất là rất ấn tượng, tốt hơn nhiều so với những gì có thể có nếu hệ thống tự động hóa được cài đặt.

Quan trọng hơn là, sự thay đổi lớn trong việc các hoạt động phân phối của công ty đã trở thành lợi thế cạnh tranh chiến lược. Không ai trong số các đối thủ cạnh tranh của họ dùng đặt hàng điện tử hay giao hàng trực tiếp lúc bấy giờ. Qua việc áp dụng EBT, họ đã không rơi vào cái bẫy của Tư duy Phân tích, là xem dữ liệu ban đầu và kết luận tự động hóa, là phù hợp và hữu ích, thay vào đó họ nhận thấy chỉ cần hiểu được những mục đích lớn hơn về điều thật sự cần thiết cho công ty sẽ có thể dẫn dắt họ đến với các lựa chọn và giải pháp đột phá khác.

Quy trình đổi mới và tư duy sáng tạo của họ đã có hiệu quả, cho phép họ phát triển nhiều giải pháp hoàn toàn mới mà sau cùng đã chứng minh được là có hiệu quả chi phí, hiệu quả năng suất và có lợi ích chiến lược hơn rất nhiều cho công ty. Họ cũng nuôi dưỡng một bầu không khí làm việc nhóm mạnh mẽ trong công ty, giúp ích cho việc thực thi giải pháp, và mang lại môi trường làm việc chất lượng hơn cho mọi người.

Tác giả đã đặt tên cho phương pháp này là Tư duy Đột phá Phi thường (Extraordinary Breakthrough Thinking, EBT), một phương pháp giúp bạn giải quyết các vấn đề đặc thù bạn gặp phải trong công việc, công ty, gia đình, cộng đồng, trường học hoặc các cơ quan chính phủ.

Tư duy Đột phá Phi thường

EBT dựa trên một triết lý khác hẳn so với phương pháp truyền thống mà mọi người đã được chỉ bảo để làm theo trong hàng chục năm trời, và đã dùng cách làm ấy để đưa ra giải pháp cho cả công việc lẫn đời sống cá nhân. EBT mang trong nó một tập hợp quá trình để tiếp cận vấn đề, cũng như một tập hợp công cụ để tìm kiếm và hình thành nên những giải pháp thực sự sáng tạo, tồn tại dài lâu. Một khi đã quen với phương pháp EBT, bạn sẽ rất ngạc nhiên vì sao trước đây mình lại không thể tưởng tượng ra được một mô thức sáng tạo như vậy để tiếp cận giải quyết vấn đề của mình.

Theo GS. TS. Shozo Hibino, con người thường xuyên sử dụng sai các bước và sai phương pháp giải quyết vấn đề, và hệ quả là tạo ra những giải pháp sai – hay còn tệ hơn thế, là cứ tưởng mình đưa ra giải pháp đúng trong khi thực tế đang tạo ra hàng loạt vấn đề còn phức tạp hơn cho mình và cho người khác! Sau khi hướng dẫn phương pháp EBT qua các chương trình đặc biệt dành cho các công ty và cơ quan chính phủ, tác giả đã giúp họ phát triển những giải pháp hoàn toàn khác so với những giải pháp mà trước đó họ cứ nghĩ là tốt nhất. Bằng cách sử dụng tiến trình EBT, tác giả đã tiết kiệm cho các tổ chức ấy nhiều thời gian, công sức, tiền bạc và cả những cơn đau đầu. Quan trọng hơn hết, GS. Hibino đã giải phóng họ khỏi cái vòng lẩn quẩn sai rồi sửa, sửa rồi sai, rồi lại sửa.

GS. Hibino đã chỉ ra 3 đặc tính nổi trội của phương pháp EBT như sau:

• Tính hệ thống: Tìm cách để hiểu vấn đề ở một phạm vi rộng hơn là bẻ nhỏ vấn đề thành từng phần và tập trung xử lý thành phần hư hỏng, nhìn nhận giải pháp theo bối cảnh hệ thống và trong những mối liên quan đến các hệ thống khác Nhà tư duy đột phá phát triển ngay từ đầu một hệ thống chằng chịt chứ không đơn lẻ.
• Tính độc đáo: Xem xét các vấn đề theo tính chất riêng biệt, độc đáo, như một vấn đề hoàn toàn mới ngay từ đầu, không thử đưa ra các liên tưởng hay kết luận về sự giống nhau của vấn đề đang gặp phải với các tiền lệ đã quan sát được, hay cố gắng sử dụng giải pháp vay mượn từ trường hợp đã từng thực hiện thành công trước đó. Điều này hết sức cần thiết, bởi rõ ràng, có những vấn đề hiện tại mà ta không thể tham khảo quá khứ để tìm cách giải quyết.
• Tính “hướng đến tương lai”: Có tâm thế “sáng tạo giải pháp” hơn là “giải quyết vấn đề”. Sáng tạo giải pháp tập trung vào tương lai, định hướng suy nghĩ để hiểu biết không chỉ vấn đề hiện tại mà còn là những gì người ta mong muốn nhiều năm về sau, do đó giải pháp phù hợp với cả bối cảnh ngắn hạn lẫn dài hạn. Sáng tạo giải pháp nhận ra rằng sự cố là luôn biến đổi theo không gian và thời gian, do đó cần phải có một giải pháp bền vững, mềm dẻo khi các thay đổi xảy ra.

Theo Tư duy đột phá – Tác giả GS. TS. Shozo Hibino